Normas ISO
En la actualidad a nivel mundial las normas ISO son requeridas; debido a que garantizan la calidad de un producto mediante la implementación de controles exhaustivos, asegurándose de que todos los procesos que han intervenido en su fabricación operan dentro de las características previstas. La normalización es el punto de partida en la estrategia de la calidad, así como para la posterior certificación de la empresa.
Espíritu de las normas
Estas normas fueron escritas con el espíritu de que la calidad de un producto no nace de controles eficientes; si no de un proceso productivo y de soportes que operan adecuadamente. De esta forma es una norma que se aplica a la empresa y no a los productos de esta. Su implementación asegura al cliente que la calidad del producto que él esta comprando se mantendrá en el tiempo.
En la medida que existan empresas que no hayan sido certificadas constituye la norma una diferenciación en el mercado. Sin embargo con el tiempo se transformará en algo habitual y se comenzará la discriminación hacia empresas no certificadas. Esto ya ocurre hoy en países desarrollados; en donde los departamentos de abastecimiento de grandes corporaciones exigen la norma a todos sus proveedores.
Origen
La Organización Internacional de Normalización (ISO), nace luego de la Segunda Guerra Mundial (creada en 1946); la cual se encarga de promover el desarrollo de normas internacionales de fabricación, comercio y comunicación para todas las ramas industriales a excepción de la eléctrica y la electrónica. Su función principal es la de buscar la estandarización de normas de productos y seguridad para las empresas u organizaciones a nivel internacional.
Una red
La ISO es una red de los institutos de normas nacionales de 146 países; sobre la base de un miembro por el país, con una Secretaría Central en Ginebra, Suiza, que coordina el sistema. La Organización Internacional de Normalización (ISO), con base en Ginebra, Suiza; está compuesta por delegaciones gubernamentales y no gubernamentales subdivididos en una serie de subcomités encargados de desarrollar las guías que contribuirán al mejoramiento ambiental.
Voluntarias
Las normas desarrolladas por ISO son voluntarias; comprendiendo que ISO es un organismo no gubernamental y no depende de ningún otro organismo internacional; por lo tanto, no tiene autoridad para imponer sus normas a ningún país.
Siglas
Como «la Organización Internacional de Normalización» tendría abreviaturas diferentes en lenguas diferentes («IOS» en inglés, «OIN» en francés), se decio usar una palabra; la cual fue la palabra Griega «ISOS», que significa «igual». Por lo tanto, independientemente del país; independientemente de la lengua, la forma corta del nombre de la organización es siempre la ISO.
Comienzos en el campo electrotécnico
La estandarización internacional comenzó en el campo electrotécnico: la Comisión Internacional Electrotécnica (IEC) fue establecida en 1906, mientras que la investigación del trabajo en otros campos ha sido realizada por la Federación Internacional de las Asociaciones de Estandarización Nacionales (ISA), creada en 1926, pero ISA tuvo énfasis en la ingeniería mecánica y por esta razón en 1946, se reúnen 25 países en Londres y se decide crear una nueva organización internacional, la cual tendría como objeto «facilitar la coordinación internacional y la unificación de normas industriales». La ISO oficialmente comenzó operaciones el 23 de febrero 1947
Beneficios
Las normas ISO aportan grandes beneficios en el sistema de calidad a las empresas; pero aunque ella esta diseñada para agregar valor en el sistema de calidad, no siempre se cumple el objetivo, no por causa de la misma norma.
Efecto negativo
El efecto negativo puede tener origen en diferentes aspectos; el más común, es que no en todas las empresas adoptan la norma como un sistema de calidad; la motivación hacia el ISO es más un certificado necesario que otorga ventajas competitivas, alejándolos del propósito inicial de la misma norma; por lo que el interés esta centrado más que en el mejoramiento, en la certificación y lo que ello significa, y la otra razón es que se inicia el proceso de implementación sin antes hacer un debido proceso de sensibilización que la facilite; pues todas las empresas no están en las condiciones ideales para iniciar un proceso de certificación en la norma ISO.
Problemas
Por las anteriores razones no es difícil encontrar que son varios los casos en que la norma ISO dejó de ser un valor agregado al sistema de mejoramiento de la calidad; convirtiéndose en un serio problema que afecta el ambiente organizacional, y lo peor, que repercutió negativamente en la misma satisfacción a cliente. El problema no es la norma en si; es el grado de conciencia del empresario; la seriedad con que se tome; la comprensión de la misma y la capacidad de flexibilización o de adaptación de la empresa.
Mas que educación
Implementar un sistema hacia la calidad como ISO 9000 requiere más que educación en la norma; es necesario hacer un proceso de sensibilización que involucre a todos los actores de la empresa; entendiendo la sensibilización no como una fase académica del proceso o como un marco conceptual, la sensibilización debe ser más que eso; debe ser un proceso de facilitación y de concientización hacia el cambio; el cual aportará elementos que creen un ambiente favorable para el nuevo sistema de calidad en la empresa.
Es necesario entonces que antes de iniciar un proceso ISO; se intervenga la cultura de la empresa y el mismo clima; orientándolo hacia una posición favorable o propicia para recibir el sistema de calidad que se propone en el sistema ISO.
Atención a la cultura organizacional
«Si no se atiende previamente la cultura organizacional y si no se crean las condiciones favorables del clima laboral, el efecto del sistema de calidad ISO será visto como otra de las tantas tendencias o teorías administrativas que han hecho parte de la proliferación de los tantos enfoques organizacionales que pasan de moda».
Se puede ver que muchas empresas certificadas lo único que lograron fue eso, «un certificado»; pues sus problemas internos y externos continuaron y en algunos casos se agudizaron. Algunas empresas certificadas han quedo igual o peores de cómo eran; pero con un certificado.
Esta de moda
Podría decirse que ISO esta de moda; y que muchas empresas seducidas por la moda de la certificación, deciden la implementación sin estar culturalmente preparadas.
«Todo a su debido tiempo», esta premisa también aplica para el ISO; pues no es prudente que una organización con una cultura inmadura; o empresarios no comprometidos, o una empresa sin ningún tipo de estructura y procesos, busque la certificación ISO.
Mínimas condiciones
Para implementar las normas ISO, mas que para la certificación en la norma, las empresas deben tener unas mínimas condiciones; las que deben ser valoradas por la entidad que les audita; pues si una empresa que no tiene aún las condiciones favorables y opta por una certificación ISO, comete un pecado, pero la empresa que le audita, comete un acto de irresponsabilidad para con la misma empresa; así como para con la misma norma, pues esta es una forma de prestarse para corromper la norma.
¿Quién elabora estas normas?
Las normas de ISO son desarrolladas según reglas estrictas para asegurar que ellos son transparentes.
El lado inverso de la moneda es que esto puede llevar tiempo para desarrollar el acuerdo general entre las partes interesadas y para pasar a examinar el acuerdo en revisión público en los países miembros de la unión de ISO.
Para algunos usuarios de normas, en particular los que trabajan en sectores de tecnología; que cambia tan rápido, puede ser más importante estar de acuerdo sobre una especificación técnica y publicarla rápidamente, antes del examinar de las varias comprobaciones y tener un acuerdo, sobre un nuevo Estándar en todos los miembros de la ISO Internacional. Por lo tanto, para dar solución a tales necesidades, ISO ha desarrollado una gama nueva categorías diferentes de datos específicos, permitiendo a la publicación en una etapa intermedia de desarrollo antes del acuerdo general lleno: Especificación Públicamente Disponible (PRIMACÍA), Especificación Técnica (TS), Informe Técnico (TR), Acuerdo de Taller Internacional (IWA).
El organismo encargado de la realización de estas normas es ISO (Organización Internacional de Normalización) , a través de su Comité técnico TC/176. ISO es una Federación Mundial de Organismos Nacionales de Normalización, con sede en Ginebra (Suiza).
Las normas ISO son analizadas periódicamente para decidir si necesitan ser confirmadas, revisadas o canceladas. El propósito es asegurar que las mismas tomen en cuenta los desarrollos tecnológicos y de mercado, y que sean representativas del estado de la ciencia y de la técnica.
Objetivo de las normas ISO sobre aseguramiento de la calidad
Su propósito es asegurar que existe un Sistema de Calidad y que está siguiéndose. Para ello se requieren dos acciones básicas:
Establecer controles adecuados de gestión de calidad.
Documentar dichos controles.
La norma no define el Sistema de Calidad a aplicar por las empresas. Lo que hace es describir los requisitos a los que debe dar respuesta dicho Sistema de Calidad.
La empresa la única forma que tiene para demostrar que realmente cumple con los requisitos establecidos en la norma es mediante la certificación del sistema de calidad.
Principales Normas ISO 9000
Para poder reflejar los modernos enfoques de gestión y para mejorar las prácticas organizativas habituales se ha considerado muy útil y necesario introducir cambios estructurales en las normas, manteniendo los requisitos esenciales de las normas vigentes.
La familia de Normas ISO esta constituida por tres normas básicas, complementadas con un número reducido de otros documentos (guías, informes técnicos y especificaciones técnicas). Las tres normas básicas son:
Normas ISO 9000: Sistemas de Gestión de la Calidad – Conceptos y Vocabulario
ISO 9001: Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos
Normas ISO 9004: Sistemas de Gestión de la Calidad – Guía para llevar a cabo la mejora
Principales Características
Las nuevas normas ISO 9000 se han reestructurando con la finalidad de facilitar una introducción, más comprensible para el usuario, de los Sistemas de Gestión de la Calidad en una organización.
La estructura común de ambas normas sigue el formato típico de los principales procesos de una organización y permitirá que el Sistema de Gestión de la Calidad este alineado con sus operaciones.
Incluyen la continuidad y compatibilidad entre las antiguas y nuevas versiones de las normas. La nueva y única norma ISO 9001 elimina el problema de elegir entre las normas ISO 9001, 9002 y 9003. El Sistema de Gestión de la Calidad cubre, con la nueva norma ISO 9001, todas las actividades de una organización y esto proporcionará a los clientes, la seguridad, de que todos los procesos de una organización han sido tratados.
En la nueva ISO 9001 se ha introducido el concepto de la «mejora continua» para estimular la eficacia de la organización, incrementar su ventaja competitiva en el mercado y así responder mejor a las necesidades y expectativas de sus clientes.
La coherencia de ambas normas permitirá una suave transición a aquellas organizaciones que deseen pasar de la norma ISO 9001 a la norma ISO 9004.
Ventajas e inconvenientes de la certificación ISO 9000
Antes de examinar la idoneidad de las ISO 9000 para el sector educativo y formativo, será útil analizar las ventajas y los inconvenientes sentidos por las empresas. Cada vez se efectúan más estudios, a escala tanto nacional como internacional, para examinar las virtudes y defectos de la certificación ISO 9000.
Una encuesta detallada efectuada en el UK («¿Son operativas las ISO 9000?») efectuada en 1995 por la Manchester Business School por encargo de la SGS , halló ocho motivos para obtener una certificación, señalados cada uno de ellos al menos por la mitad de quienes contestaron a la en-cuesta. Son, por orden decreciente de importancia:
La probable demanda de los futuros clientes de una acreditación ISO 9000
aumentar la coherencia de las operaciones en la empresa;
mantener/mejorar la proporción de mercado;
mejorar la calidad de los servicios;
la presión por los clientes;
un buen elemento de promoción;
dar mayor eficacia a las operaciones;
mejorar la calidad de los productos.
Esta encuesta concluía también que:
«Las pequeñas empresas aspiran funda-mentalmente a cumplir la norma con el objetivo de mejorar su proporción de mercado y de promocionarse. (…) Cuanto mayor es la organización, más probable resulta que ésta cite la presión por los clientes como motivo para lograr una certificación. El sector de los servicios resalta la importancia de incrementar su pro-porción en el mercado y la necesidad de mejorar la coherencia de sus operaciones y la calidad del servicio (…)».
Estos resultados, interpretados dentro de un contexto educativo o formativo, coinciden con los míos propios y mis expe-riencias con ofertores de enseñanza o formación.
Pero esta misma encuesta permitió detectar también una serie de
Obstáculos y problemas importantes con respecto a la certificación ISO 9000
El tiempo requerido para escribir el manual
El intenso papeleo necesario
Los altos costes de implantación de las normas
El tiempo requerido para llevar a término la implantación
Los altos costes de mantenimiento de la norma
La falta de asesoramiento gratuito
La falta de coherencia entre los diversos auditores
El tiempo empleado en controlar la documentación antes de las auditorias
Sólo el primero de estos inconvenientes resultó mencionado en la encuesta por más del 30% de los participantes; el último punto lo fue sólo por un 16%.
Resumiendo los inconvenientes, la encuesta señalaba:
«Todos los grupos consideraban que el problema fundamental con las ISO 9000 consiste en los elevados costes de implantación, traducidos en tiempo, documentación y dinero empleados. Las pequeñas organizaciones tendían por lo general a considerar los inconvenientes superiores a los beneficios con mayor frecuencia que las grandes empresas. La misma tendencia se apreciaba también con respecto al mantenimiento permanente de la norma (…)»
Una opinion
Los argumentos indicados en favor y en contra de las normas ISO 9000 resumen buena parte del debate sobre los beneficios y los inconvenientes que las empresas asocian a estas normas. Resaltan también que la relevancia y la rentabilidad de una certificación dependen grandemente del contexto específico: tanto de las demandas y oportunidades exteriores como de las necesidades y posibilidades internas.
Muchas empresas no las utilizan
Así pues, no debe sorprendernos que sigan existiendo numerosas compañías que a pesar de su alta calidad y éxito comercial no poseen una certificación ISO 9000. De hecho, el lábel «ISO» constituye simplemente una forma de desarrollar y mantener un sistema de la calidad, de operar el proceso de aseguramiento de la calidad y de participar en una espiral de mejoras continuas. Pero constituye también un método muy visible por el mundo exterior (a diferencia de otros sistemas de la calidad) y que fija las perspectivas muy claramente para los trabajadores de una empresa.
Evolución en países europeos
Evolucionamos gradualmente -con mayor rapidez en algunos países europeos que en otros- hacia una situación en las que las ISO 9001 o 9002 pasarán a estar consideradas como un requisito «mínimo» de la calidad para las empresas del sector productivo. Este ya es el caso de algunos sectores industriales en algunas regiones europeas.
Sector de Servicios comerciales
Esta idea penetra también en el sector de servicios comerciales, si bien a un ritmo menor y de manera menos homogénea (debido en general a que la relevancia del certificado no resulta obvia, o por la existencia de alternativas interesantes, p.e. normas específicas sectoriales). No obstante, no podemos aún vaticinar si la implantación de las normas ISO 9000 en el sector público no lucrativo (incluyendo el mundo de la enseñanza) será fuerte o no. Ello depende de su idoneidad, su interpretación y sus costes, y de la cultura de la calidad en las correspondientes organizaciones.
La normas ISO 14000
La normas ISO 14000 es un conjunto de documentos de gestión ambiental que, una vez implantados, afectará todos los aspectos de la gestión de una organización en sus responsabilidades ambientales y ayudará a las organizaciones a tratar sistemáticamente asuntos ambientales, con el fin de mejorar el comportamiento ambiental y las oportunidades de beneficio económico.
Los estándares son voluntarios, no tienen obligación legal y no establecen un conjunto de metas cuantitativas en cuanto a niveles de emisiones o métodos específicos de medir esas emisiones. Por el contrario, ISO 14000 se centra en la organización proveyendo un conjunto de estándares basados en procedimiento y unas pautas desde las que una empresa puede construir y mantener un sistema de gestión ambiental.
En este sentido, cualquier actividad empresarial que desee ser sostenible en todas sus esferas de acción, tiene que ser consciente que debe asumir de cara al futuro una actitud preventiva, que le permita reconocer la necesidad de integrar la variable ambiental en sus mecanismos de decisión empresarial.
Los 5 elementos que compone la norma
La norma se compone de 5 elementos, los cuales se relacionan a continuación con su respectivo número de identificación:
Sistemas de Gestión Ambiental (14001 Especificaciones y directivas para su uso – 14004 Directivas generales sobre principios, sistemas y técnica de apoyo.)
Auditorias Ambientales (14010 Principios generales – 14011 Procedimientos de auditorias, Auditorias de Sistemas de Gestión Ambiental – 14012 Criterios para certificación de auditores)
Evaluación del desempeño ambiental (14031 Lineamientos – 14032 Ejemplos de Evaluación de Desempeño Ambiental)
Análisis del ciclo de vida (14040 Principios y marco general- 14041 Definición del objetivo y ámbito y análisis del inventario – 14042 Evaluación del impacto del Ciclo de vida- 14043 Interpretación del ciclo de vida – 14047 Ejemplos de la aplicación de iso14042- 14048 Formato de documentación de datos del análisis)
Etiquetas ambientales (14020 Principios generales- 14021 Tipo II – 14024 Tipo I – 14025 Tipo III)
Términos y definiciones (14050 Vocabulario)
Principios de las Normas ISO 14000
Todas las normas de la familia ISO 14000 fueron desarrolladas sobre la base de los siguientes principios:
La normas Iso deben:
Resultar en una mejor gestión ambiental;
Ser aplicables a todas las naciones;
Promover un amplio interés en el publico y en los usuarios de los estándares;
Ser costo efectivas, no prescriptivas y flexibles, para poder cubrir diferentes necesidades de organizaciones de cualquier tamaño en cualquier parte del mundo; como parte de su flexibilidad,
Servir a los fines de la verificación tanto interna como externa; deben estar basadas en conocimiento científicos; y por sobre todo, deben ser practicas, útiles y utilizables.
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