Sistemas de Información
En este post hablaremos de los sistemas de Información. La sociedad desde los inicios ha estado en constante evolución y transformación. En sus primeras revoluciones la sociedad se había transformado de una sociedad tipo colonial o una potencia agrícola, sufre una segunda revolución de una sociedad agrícola a una potencia industrial de primera magnitud como consecuencia de la revolución industrial que altero el modo de vida de cada ciudadano.
En la actualidad se habla de una tercera revolución industrial, es decir una revolución de la información y el conocimiento que esta llegando a las raíces de la civilización, el incentivo de esta es la “información” como recurso abundante. Ahora la sociedad esta basada en una economía de producción, administración y usos de la información, esto se evidencia en la actualidad, ya que la mayor parte de la gente ya no trabaja en el campo, sino que se encuentran en áreas de ventas, educación, salud, banca, financiera, etc. y todas estas actividades implican trabajar, distribuir o crear nueva información o conocimientos.
Definicion de Informacion
Es el resultado de haber organizado o analizado los datos de alguna manera y con un propósito y para ser información debe aportar conocimientos, debe servir para algo, debe ser innovador para la persona que lo recibe al entenderla y utilizarla.
Definicion de sistemas de Informacion
Es un conjunto de personas, datos y procedimientos que funcionan en conjunto y que buscan un objetivo común. El cual les permite captar, almacenar y distribuir información del entorno de la institución y de sus operaciones internas; para apoyar la toma de decisiones, en las funciones o áreas, en la comunicación, coordinación control y análisis de la organización. Los sistemas de información se encuentran presentes en todas las organizaciones e instituciones incluyendo campos como: Entidades bancarias, restaurantes, redes hotelera, reservaciones en líneas áreas, entre otras.
Los sistemas de información cumplen con la función de transformar los datos puros en información útil, a través de actividades básicas que son:
La alimentación o insumo:
recibe datos de fuentes internas o externas de la organización. Es decir constituyen los elementos de entrada o ingreso de datos.
Procesamiento:
Actúa sobre los datos puros para producir la información útil; es el sistema generador de información que determinara como se elabora dicha información.
Salidas o productos:
Constituye la información ya procesada que será transferida para el futuro usuario, es decir a las personas o actividades en las que debe ser empleada.
En los sistemas de información también se requiere de una retroalimentación en donde se realizan las evaluaciones y las correcciones necesarias para que el insumo sea lo mas correcto.
Tipos de Informacion
Información Financiera:
Es la que centra específicamente la información para la identificación de reportes de ingresos y estados financieros; para así cumplir con el objetivo de elaboración del Estado de Resultados y el Balance General. Así como también sustentan el control y la toma de decisiones en la administración.
Esta información es de una trascendencia en todas las empresas ya que por ser cuantitativa ayuda a los gerentes, supervisores, administradores a conocer la situación financiera de la empresa a una fecha determinada; por medio de esta información se puede conocer lo vendido, gastado, ganado así como lo que se debe y lo que se tiene como inversión.
Información Administrativa:
El nivel administrativo se ve presente en esta información y estos niveles pueden ser: alto, intermedio y operativo. Por lo tanto se necesita una información resumida donde se muestre los resultados generales y las tendencias de interés. Los administradores de alto nivel no tienen tiempo para deliberar acerca de todos los detalles, es decir, ellos necesitan identificar con precisión las cuestiones que demande su atención influyendo en la naturaleza de la información.
En el alto nivel existen siete tipos de información para la administración:
La información de apoyo:
Permite mantener a los administradores informados de la situación para conocer si se están cumpliendo con los objetivos o expectativas según el área. Como ejemplo el porcentaje de ventas que se obtuvo en la semana.
La información de situación:
Se le conoce también con el nombre de información de avance permite que los administradores estén al tanto de problemas, crisis o avances reportados con la finalidad de aprovechar de inmediato cualquier oportunidad. Ejemplo el progreso en la investigación de un nuevo producto.
La información de advertencia:
Presenta lo que está ocurriendo en el ambiente bien sea problemas que pueden afectar la empresa o oportunidades. Ejemplo las fluctuaciones en los precios de la materia prima.
La información de planeación:
Describe los principales desarrollos, programas que deben iniciarse en el futuro; es decir los planes anticipados a realizarse. Ejemplo participación en el mercado de la empresa en los próximos tres años.
La información de operaciones internas:
Indica el desempeño de la organización y las personas que pertenecen a ella, se evalúan los rendimientos reales con las expectativas para presentar informes. Ejemplo las ventas del mes reales respecto a la variación de los planes de ventas.
La información confidencial:
Representa una información externa de la empresa como rumores en la industria opiniones, informes en el entorno de la organización, que incluye el mercado financiero o las fluctuaciones políticas y económicas. Ejemplo predicciones de los expertos del comportamiento de la economía durante los próximos meses.
La información difundida en el exterior:
Esta información debe ser revisada por los ejecutivos antes de ser enviada a los accionistas o a los medios de comunicación. Ejemplo el informe sobre las utilidades de una organización durante un período.
El Nuevo Papel de los sistemas de informacion en las empresas
Existe hoy en día una interdependencia entre la relación de los sistemas de información y las empresas, ya que entre la estrategia de negocios, las reglas y los procedimientos, sí en los sistemas de información existen cambios en la estrategia se requiere de modificaciones en el hardware, el software, la base de datos y las Telecomunicaciones que forman parte los sistemas modernos de información.
Por lo tanto las empresas requieren de aliados en los sistemas de información para progresar y expandirse en la actividad en la que se desenvuelve.
Otro cambio en la relación de los sistemas de información y las empresas es la creciente complejidad y la visión de los proyectos de sistemas y sus aplicaciones.
A través de los sistemas de información en las empresas se puede:
Minimizar los costos operativos:
Ya que el trabajo que antes lo realizaban varios empleados ahora lo puede realizar un solo, llevando a una reducción significativa en los costos e incentiva a la entidad para invertir en tecnología más actualizada y hacerla ganar más competitiva involucrando cambios administrativos e institucionales.
Maximizar las ganancias:
Al conseguir minimizar los costos la oportunidad de maximizar las ganancias aumenta lo que trae consigo un mayor crecimiento de la empresa.
Esto es posible gracias a la interacción de la organización y los sistemas de información, Ya que por una área van las estrategias del mercado y los roles a desempañar y por la otra área van los equipos y los sistemas a desarrollarse que al integrarse forman una alianza en la empresa.
Panorama general de los sistema en las instituciones
Las instituciones cuentan con varios sistemas de información:
Sistemas a Nivel Estratégico:En este sistema se encuentra el Sis
tema de Soporte Gerencial (S.S.G.) Los directivos emplean este sistema para la teoría de decisiones, sirven a nivel estratégico de la institución, dirigen las decisiones no estructuradas y crean un ambiente generalizado de computación y comunicación en vez de proporcionar alguna aplicación fija capacidad específica d estos sistemas de soporte gerencial están diseñados para incorporar información sobre eventos externos como competidores nuevos, pero también obtienen información resumida de los sistemas de información para la administración y del sistema para el soporte de decisiones internas.
Sistema a Nivel Administrativo o Gerencial:
Esta constituida a su vez por los sistemas de información para la Administración (S.I.A.) y los Sistemas para el Soporte de Decisiones (S.S.D.) los sistemas de información para la administración proporcionan a los administradores a informes y en algunos casos acceso en línea a los registros ordinarios e históricos de la institución. Este sistema sirve principalmente a las funciones e planeación, control y a la toma de decisiones a nivel de la administración gerencial y han limitado frecuentemente las capacidades de análisis.
Sistema a Nivel de Conocimiento:
Dentro de este sistema se encuentran los Sistemas del trabajo del Conocimiento (S.T.C.) y los sistemas en la oficina (S.A.O.). Los sistemas de trabajo el conocimiento poseen trabajadores que tienen grados universitarios, son miembros de una profesión reconocida, su trabajo consiste en crear nueva información y conocimiento. Estos sistemas el trabajo el conocimiento, tales como estaciones de trabajo e ingeniería o científicos para el diseño, promueven la creación de nuevos conocimientos y aseguran que los nuevos conocimientos y experiencias técnicas sean integrados adecuadamente en las empresas.
Sistemas a Nivel Operativo:
Dentro de este nivel se encuentra el Sistema de Procesamiento de Información (S. P.O.), es un sistema computarizado que realiza y registra las operaciones diarias de rutina necesariamente para las operaciones de la empresa. Como por ejemplo se tiene la alimentación de datos sobre pedidos, los sistemas de reservación de hoteles, información a clientes, registros de clientes y embarques. Las tareas, los recursos, y las metas de nivel operativo de la institución están previamente definidas altamente estructuradas.
El reto de los sistemas de informacion
El Reto de la Estrategia de Negocios:
A través de un diseño competitivo y eficiente se puede crear una estrategia de negocios. Ya que en la mayoría de las grandes empresas el sector servicio se realiza inversiones de hasta un cincuenta por ciento en tecnología de la información el total de inversión e capital. El poder del software o del hardware de las computadoras a crecido aceleradamente en comparación con la capacidad de las instituciones para usar esa tecnología. Por lo que muchas instituciones deben ser rediseñadas, para poder seguir siendo competitivas. Harán uso de la tecnología de la información para simplificar la comunicación y eliminar cualquier ineficiencia en la organización. Es decir, las instituciones deben rediseñar la manera en que producen, diseñan, entregan y comercializan sus bienes y servicios.
El Reto de la Globalización:
Entender los requerimientos del Sistema dentro de un entorno global de negocios. Para desarrollados sistemas de información multinacionales integrados, la empresa debe enfrentar las legislaciones restrictivas sobre el flujo e información en más de 25 países; creando estructuras transculturales de contabilidad y reportes. La forma en que se ha ido desarrollando ligeramente la economía mundial nos coloca en la necesidad de implementar sistemas de información capaces de realizar operaciones de compra venta de productos en muchos países.
El Reto de la Arquitectura de la información:
Crean una arquitectura e información que soporte las metas de la institución.
Las empresas deben tener la idea clara e sus metas organizacionales, aún cuando la tecnología de información sugiera nuevas formas de hacer negocios. Muchas no pueden lograr sus metas por poseer sistemas computarizados y de información incompatibles.
El Reto de la Invención de los Sistemas de Información:
El principal problema como consecuencia del desarrollo de computadoras poderosas y baratas no involucra a la tecnología sino a la administración y a las instituciones.
El Reto de la Responsabilidad y el Control:
Diseñar sistemas que las personas puedan controlar, entender y usar de una manera ética y responsable.
Los sistemas de información basados en computadoras desarrollan un papel interesante en los negocios y en la vida diaria, por ello se deben tomar medidas especiales para asegurarse de que estos sean confiables y seguros, puesto que en caso contrario siendo estos operados con defectos causan daños extremo.
Los sistemas de informacion en la empresa
Todas las organizaciones son sistemas de procesamiento de información, ya que cualquier actividad desarrollada en la empresa necesita procesos de información para su funcionamiento. Las empresas pueden usar 4 estrategias competitivas básicas para lidiar con estas fuerzas de la competencia:
Diferenciación de Producto.
Diferenciación Orientada.
Desarrollar ligas estrechas con competidores y proveedores.
Transformarse en productos de bajos costos.
Sistemas de informacion operacional
La información operacional hace una función de comunicación como activadora de procesos (especificación de materiales, definición de tareas, autorizaciones presupuestarias, etc.) y dispositivo de contacto ambiental(informes sobre mercados, status de suministros, etc.); indica el desempeño de la organización y las personas que pertenecen a ella, se evalúan los rendimientos reales con las expectativas que tiene empresa para poder presentar informes.
Estos Sistemas se encargan de suministrar toda la información referente a las operaciones que realiza la empresa, bien sea de compra y procesamiento de materiales, especificando las tareas a desempeñar o bien sea para poder solicitar presupuestos.
Son muy útiles pues permite agilizar las solicitudes de material o revisión de los lotes adquiridos, así como también revisar si las tareas establecidas han sido cumplidas cabalmente, con esta información los Administradores pueden evaluar de forma inmediata el rendimiento y funcionamiento de la Institución comparándolas con las estimaciones hechas por la misma de su desempeño en un tiempo determinado y el resultado de dicha comparación le permitirá a la Gerencia tomar decisiones.
La informacion como recurso estrategico
Los Sistemas de información han evolucionado según las estrategias empleadas por cada Empresa, las que proporcionan ventajas competitivas, como la planeación en el ámbito directivo así como la creación de nuevos productos o servicios, abre nuevos mercados, mejoran la prestación de servicios y reducen los costos. Los Sistemas de información juegan un papel estratégico en la supervivencia y prosperidad de una Empresa pues el uso estratégico de los mismos y de la información son considerados puntos críticos para el éxito de una organización.
La información incrementa la capacidad de los Administradores y de los trabajadores pues hace posible alcanzar niveles nuevos de eficacia y eficiencia, la información es una herramienta estratégica que proporciona ventajas competitivas y permite a las Instituciones sobresalir de la competencia para estar siempre de líderes en el mercado. En la actualidad la información permite desarrollar nuevos productos de una manera más precisa; así como también a través de la fluidez de la información se logran disminuir los costos de las operaciones internas; para sacarle ventajas a las nuevas tecnologías de la información.
Todos estos cambios que se han venido dando en las últimas décadas se han considerado como una revolución de la información en la que se requiere una nueva administración capaz de emplear la tecnología de información y comunicación de importancia según requiera su organización, tomando en cuenta la dirección y la naturaleza del sector. Con la finalidad de lograr una disminución de costos, la creación de nuevos productos y reforzar las negociaciones con los proveedores.
Hay papeles estratégicos claves que pueden desempeñar los Sistemas de información dentro de una Empresa, estos son:
Mejoramiento de los procesos empresariales:
Uno de los valores empresariales estratégico de la tecnología de información es su papel en la realización de mejoramientos importantes en los procesos empresariales de una compañía, las inversiones en esta tecnología de información pueden ayudar a que los procesos operacionales de una empresa sean sustancialmente más eficientes y que sus procesos gerenciales sean mucho más efectivos. Todos estos cambios pueden permitir que la empresa reduzca sus costos, mejore la calidad y el servicio al cliente y desarrolle productos innovadores para nuevos mercados.
Promoción de la innovación empresarial:
Las inversiones echas en tecnología de sistemas de información pueden lograr como resultado el desarrollo de productos y servicios o procesos únicos. Esto puede crear nuevas oportunidades empresariales y permitir que una empresa se expanda hacia nuevos mercados.
Retener clientes y proveedores:
Estas inversiones en dichos sistemas también pueden permitir a una empresa retener a sus clientes y proveedores mediante la construcción de nuevas relaciones valiosas con ellos. Se debe mejorar de manera significativa la calidad de servicio al cliente y proveedores en las actividades de distribución, marketing, ventas, etc. Esto crea servicios de información Inter-organizacional (Internet) en los cuales se enlazan electrónicamente los computadores de la empresa con sus clientes y proveedores, lo que da como resultado el obtener nuevas alianzas y asociaciones comerciales.
Crear costos de traslado:
Las inversiones en tecnología de sistemas de información han tratado de hacer que clientes o proveedores dependan del uso continuo de sistemas de información inter-organizacinales innovadores y mutuamente benéficos.
Levantar las barreras para el ingreso:
Al realizar inversión en tecnología de información para mejorar sus operaciones o promover la innovación una empresa también podría establecer barreras para el ingreso que desanimarían a otras empresas a ingresar a un mercado, o retardarían dicho ingreso.
Apalancar una plataforma de tecnología de información estratégica:
La inversión en tecnología de información facilita a una empresa la construcción de una plataforma estratégica que le permite aprovechar oportunidades estratégicas. En muchos casos, esto se produce cuando una empresa invierte en sistemas de información computacionales avanzados para mejorar la eficiencia de sus propios procesos empresariales.
Desarrollar una base de información estratégica:
Los sistemas de información también permiten a una empresa desarrollar una base de información estratégica que puede proporcionar información para respaldar sus estrategias competitivas. La información de las bases de datos corporativas de una empresa ha sido siempre un activo valioso en la promoción, operaciones eficientes y administración efectiva de una empresa. La información sobre mejores practicas empresariales y otros conocimientos empresariales que se almacena en la base de datos Internet de sitio web es una base de conocimientos estratégicos.
¿Como un sistema de informacion puede emplearse para logarar ventajas comepetitivas?
Para poder proporcionar Ventajas Competitivas se tiene que entender la relación de la empresa con su medio ambiente o entorno, para ello se utilizan dos modelos:
Modelo de fuerzas Competitivas (Porter, 1980)
Este modelo es empleado para describir la interacción de las amenazas y oportunidades externas que afectan a la estrategia de la empresa y su capacidad para competir.
Estas amenazas y oportunidades externas son:
Nuevos participantes en el mercado.
Proyecto o servicios competitivos.
El poder de negociación sustitutiva.
Cliente.
La empresa puede usar cuatro estrategias competitivas:
Diferenciación de productos:
La empresa puede crear lealtad a la marca, el crear nuevos y únicos productos y servicios que fácilmente pueden ser distinguidos de la competencia y que los competidores existententes o potenciales no puedan duplicar.
Diferencia orientada:
En esta estrategia la empresa puede desarrollar nuevos nichos en el mercado con la finalidad de que esta pueda competir mejor que sus competidores.
Desarrollar estrecha con competidores y proveedores:
Disminuir los costos de cambio estableciendo ligas con los clientes y proveedores con el objeto de atar a los clientes a los productos de la empresa y a los proveedores diseñando un calendario de entregas y una estructura de precios diseñada por la empresa compradora.
Transformarse en productos de bajos costos:
La empresa debe tratar de producir los bienes y servicios a un mejor costo que sus competidores para evitar el ingreso de nuevos competidores al mercado, pero sin sacrificar la calidad y el nivel de servicio.
EL MODELO DE LA CADENA DE VALOR (PORTER 1985)
Es esencialmente una forma de análisis de la actividad empresarial mediante la cual descomponemos una empresa en su parte constitutiva buscando identificar fuentes de ventaja competitiva en aquellas actividades generadoras de valor.
Este modelo contempla a la empresa como una cadena de actividades básicas que agregan margen de valor a los productos o servicios de la empresa.
Estas actividades son.
Actividades primarias:
Se encuentra relacionada principalmente con la producción y distribución de los productos y servicios de la empresa que crea M valor para el cliente, entre estas cosas:
La logística interna (que incluye la recepción y almacenamiento de materiales para su distribución)
Las operaciones encargadas de transformar los insumos en productos terminados.
La logística externa, almacenamiento y distribución de los productos.
Las ventas y la mercadotecnia, incluyen la promoción y venta de los productos.
El servicio es el mantenimiento y reparación de los productos y servicios de la empresa.
Actividades de apoyo: Estas hacen posible la concurrencia de las actividades primarias y consisten en:
Infraestructura de la institución, constituye la administración y dirección.
Recursos humanos, reclutamiento, contratación y capacitación de personal.
Tecnología, mejora de productos y procesos de producción.
Abastecimiento, adquisición de insumos.
