Negociación

La negociación se define como una conversación que establecen dos o más personas; en relación con un asunto determinado y tiene como propósito acercar posiciones; y poder llegar a un acuerdo que sea beneficioso para todos los participantes.

Una negociación se da cuando hay diferencias en las posiciones que mantienen las partes.  La negociación busca eliminar esas diferencias;  acercando las posiciones gradualmente hasta llegar a un punto de encuentro para todos. Es requisito indispensable para iniciar una negociación que todos los participantes tengan interés  en tratar de alcanzar un acuerdo. Sólo con que una de las partes no tuviera esta voluntad de entendimiento no habría negociación.

 

Una regla indispensable en cualquier negociación

Una regla indispensable en cualquier negociación y que facilita enormemente el poder llegar a un acuerdo es el respeto a la otra parte.
No se le debe ver como un enemigo al que hay que vencer. Al contrario; hay que verlo como un colaborador con el que se va a intentar trabajar estrechamente con vista a superar las diferencias existentes y llegar a un acuerdo aceptable.

Cuando se negocia, no nos enfrentamos  con personas sino con problemas. Hay que buscar el mejor acuerdo que satisfaga las necesidades de todos los implicados.

No obstante, frecuentemente no se respeta esta regla fundamental y la negociación se convierte en una lucha en la que cada parte trata de imponer su voluntad; buscando obtener el máximo beneficio a costa del oponente.

En este caso  se corren ciertos riesgos:

Que la parte perdedora no cumpla luego lo acordado.
Que la parte perdedora cumpla lo acordado pero no esté dispuesta a negociar nunca más con quien le ha vencido, imposibilitando establecer relaciones económicas duraderas.

Hay que tratar de encontrar una solución equitativa que tenga en cuenta los puntos de vista e intereses de todos los intervinientes.
De este modo todos ellos considerarán el acuerdo como algo propio y no como una solución que ha venido impuesta. Además, todos saldrán satisfechos de la negociación; con intención de cumplir lo pactado y con interés en mantener esta relación profesional que ha resultado tan beneficiosa.

 

Características del negociador

Entre muchas características podemos señalar:

Le gusta negociar

Contempla la negociación  como un desafío, se siente cómodo.

Entusiasta

Aborda la negociación con ganas, con ilusión. Aplica todo su entusiasmo y energía en tratar de alcanzar un buen acuerdo.

Comunicador excelente

Presenta la oferta con calidad, captando el interés de los otros y expresándose con convicción.

Persuasivo

Convence, utilizando argumentos apropiados.

Observador

Percibe el estado de ánimo de las personas y cuáles son sus necesidad. Lee el lenguaje no verbal.

Psicólogo

Puede ver  los rasgos principales de la personalidad del interlocutor y  sus intenciones (honesto, riguroso, cumplidor, si tiene intención real de cerrar un acuerdo).

Sociable

Posse facilidad para entablar y mantener relaciones personales, rompe el hielo con facilidad, crea una atmósfera de confianza. Posee conversación interesante, animada, variada y oportuna.

Respetuoso

Buenos modales, empatía con su interlocutor, comprende su posición . Su meta es cerra un acuerdo ganar – ganar.

Honesto

Quiere honestamente llegar a una solución, no busca engañar y cumple lo acordado.

Profesional

Posee capacitación,  formación. Prepara la nuevas negociaciones.

No improvisa

Conoce las características de su oferta y cual sus ventajas frente a la competencia, también entiende sus debilidades .

Firme

Sus ideas son muy claras. Aunque su tono es amable y es suave en las formas , es muy firme en sus ideas .

Autoconfianza

Tiene confianza en si mismo, esta muy seguro de su posición, no se siente intimidado si la otra párate tiene un estilo agresivo.

Ágil

Capta los puntos de acuerdo y de desacuerdo. Reacciona con rapidez e inteligencia, encuentra soluciones, toma decisiones, ajusta su posición en función de la nueva información que recibe.

Resolutivo

Busca resultados en el corto plazo, aunque sin precipitarse (sabe que cada negociación lleva su propio tiempo y que hay que respetarlo). Sabe cuales son sus objetivos y se dirige hacia ellos. Los obstáculos están para superarlos, no desiste sin plantear batalla.

Acepta el riesgo

Toma decisiones con el posible riesgo que conllevan, sin llegar ser imprudente.

Paciente

Sabe esperar, las operaciones llevan un ritmo que conviene respetar. Uno no debe precipitarse intentando cerrar un acuerdo por miedo a perderlo.

Creativo

Encuentra  soluciones novedosas y detecta nuevas áreas de colaboración.

Estilos de negociación

Existen diferentes dos tipos de negociación:  la negociación inmediata y la negociación progresiva.

Negociación inmediata

La negociación inmediata es donde se llega con rapidez a un acuerdo, sin preocuparse en tratar de establecer una relación personal con la otra parte.

Aquí se suele basar su decisión en datos objetivos (precio, financiación, características técnicas, garantía, plazo de entrega)

En una negociación puntual no hay necesidad de tratar de estrechar lazos. En este tipo de negociación cada parte puede tratar de maximizar su beneficio a costa del otro. El deterioro de las relaciones que esto puede producir no tiene mayor trascendencia ya que probablemente no haya que volver a negociar con esta persona.

Negociación progresiva

La negociación progresiva busca una aproximación gradual. Aquí juega un papel muy importante la relación personal con el interlocutor. Se intenta crear una atmósfera de confianza antes de entrar propiamente en la negociación.

Aquí se valora muy especialmente consideraciones subjetivas (confianza, amistad, honestidad)

Cuando se negocia con un cliente  de una relación duradera resulta primordial cuidar la relación personal.

Tipos de negociadores

Existen dos estilos muy definidos de negociadores .

Negociador enfocado en los resultados

Este estilo de negociador lo que le interesa es alcanzar su objetivo a toda costa, intimida y presiona, no le importa generar conflicto.

Considera a la otra parte como un contrincante al que hay que vencer con objeto de conseguir el máximo beneficio posible para si mismo.
Negocia desde una posición que aprovechará , imponiendo su planteamiento. Utiliza cualquier estratagia para presionar y lograr sus metas.

Negociador enfocado en las personas

Se enfoca en mantener una buena relación personal. Es un negociador que busca colaboración, facilitando toda la información que le soliciten y planteando claramente sus condiciones.

Este negociador podría resultar excesivamente blando,  de lo que se puede aprovechar la otra parte, especialmente si el oponente responde al modelo anterior.

Los negociadores se sitúa en un punto intermedio entre estos dos extremos.
Ninguno de estos dos estilos puros resulta adecuado.

Nos conviene identificar el tipo de negociador al que se ajusta el otro,  con vista a poder interpretar su comportamiento, anticipar sus movimientos y si fuera necesario tratar de contrarrestarlos.

La estrategia de la negociación

La estrategia de la negociación define la manera en que cada parte trata de conducirse para  alcanzar sus objetivos.

Se pueden definir dos estrategias típicas:

Ganar – Ganar

En este tipo de negociación se busca que ambas partes ganen, compartiendo el beneficio. Aqui se intenta llegar a un acuerdo que sea mutuamente beneficioso. Se defienden los intereses propios pero también se tienen en cuenta los del oponente.

Se busca generar un clima de confianza. Ambas partes asumen que tienen que realizar concesiones. Este estilo de negociación permite estrechar relaciones personales

Ganar – Perder

En este estilo cada parte trata de alcanzar el máximo beneficio a costa del otro. Se caracteriza porque cada uno busca ganar sin preocuparle la situación en la que queda el otro.

Aquí el ambiente es de confrontación. . Las partes desconfían mutuamente y utilizan distintas técnicas de presión con el fin de favorecer su posición.

Tácticas

Las tácticas son las acciones particulares que cada parte realiza en la ejecución de su estrategia.
Las tácticas las podemos clasificar en tácticas de desarrollo y tácticas de presión.

Tácticas de desarrollo

Son las que se limitan a concretar la estrategia elegida, sea ésta de colaboración o de confrontación, sin que supongan un ataque a la otra parte. No afectan la relación entre las partes.

Algunos ejemplos son:

Facilitar la información disponible o,por el contrario, la estrictamente necesaria.
Hacer la primera concesión o esperar a que sea la otra parte quien de el primer paso.
Tratar de que las negociaciones tengan lugar en las propias oficinas, en las de la otra parte o en un lugar neutral.

Tácticas de presión

Trata de fortalecer la propia posición y debilitar la del contrario.

Estas pueden deteriorar gravemente la relación personal. Son tácticas que buscan confundir, intimidar o debilitar la posición del contrario.

Algunos ejemplos de este tipo de tácticas son:

Desgaste

Aferrarse a la propia posición y no hacer ninguna concesión o hacer concesiones mínimas. Se busca agotar a la otra parte hasta que ceda.

Ataque

Presionar, intimidar, rechazar cualquier intento de la otra parte de apaciguar los ánimos. Se busca crear una atmósfera tensa, incomoda, para perjudicar al oponente.

Tácticas engañosas

Dar información falsa, prometer cosas que no se piensan cumplir, simular ciertos estados de ánimo. Engañar al oponente.

Ultimátum

Presionar a la otra parte, empujarle a que tome una decisión sin darle tiempo para reflexionar.

Exigencias crecientes

Ir realizando nuevas peticiones a medida que la otra parte va cediendo, sin que lo concedido resulte nunca suficiente.

Autoridad superior

Cconsiste en negociar bajo la apariencia de que se cuenta con delegación suficiente para cerrar el trato. Al final, cuando tras muchas cesiones de la otra parte se ha alcanzado un acuerdo, se comunica que éste queda pendiente de la conformidad de los órganos superiores de la empresa, que plantearán nuevas exigencias.

Hombre bueno, hombre malo

Dos personas representan a una de las partes: una de ellas se muestra intratable, amenazante, exigente, sin el menor interés de hacer concesiones, mientras que la otra trata de granjearse la confianza del oponente, se muestra comprensiva, cordial, y trata de convencerlo de que acepte su propuesta, antes de que su compañero tome las riendas de la negociación.

Lugar de la negociación

Cuando ésta tiene lugar en las oficinas de una de las partes y ésta trata de sacar ventaja de la situación. Se trata de que el interlocutor se sienta incómodo, infravalorado, etc., pero de una manera sutil, sin que sea consciente de que está siendo víctima de esta estratagema.

Tiempo

Consiste en jugar con el tiempo en beneficio propio.
Por ejemplo, se alarga la reunión al máximo hasta vencer al oponente por agotamiento, se fija la reunión a primera hora de la tarde tras una copiosa comida regada con vino. Se deja transcurrir el tiempo discutiendo temas menores y tan sólo en el último momento, cuando el interlocutor está a punto de perder el avión, se le urge a cerrar un acuerdo de prisa y corriendo.

Por regla general estas tácticas engañosas hay que evitarlas, pueden ser beneficiosas en un momento dado pero a la larga uno se termina granjeando una imagen de negociador deshonesto, falso, poco fiable.
Si se emplean tiene que ser de forma discreta, tratando de que la otra parte no lo perciba.

La única táctica que realmente funciona es la profesionalismo, la preparación de las negociaciones, la franqueza, el respeto a la otra parte y la firme defensa de los intereses.

Comunicación

El éxito de una negociación depende en  la mayoria de los casos en e conseguir una buena comunicación. Deben cerciorarse de que la otra parte ha captado con exactitud el mensaje transmitido.

Se puede adaptar la oferta para que se ajuste a las necesidades.
Esto que parece obvio, pero falla en numerosas negociaciones, siendo la principal causa de que éstas no lleguen a buen término.

La causa principal de los fallos de comunicación reside generalmente en que no sabemos escuchar. Estamos más preocupados en lo que queremos decir que en oír lo que nos dicen.

La buena comunicación exige una escucha activa:
Cuando el interlocutor ha expuesto una idea importante conviene repetir sus palabras («Lo que usted quiere decir es que…») para asegurarnos que lo hemos entendido perfectamente.
La otra persona agradecerá que se le preste atención, lo que mejorará el ambiente de la negociación. En su momento él también nos prestará la atención debida.

Un buen negociador se distingue porque sabe preguntar, no tiene miedo a insistir si la contestación no le ha convencido, da tiempo al interlocutor para que responda oportunamente, no trata de llenar el silencio que se pueda producir autorrespondiéndos

Lenguaje

El lenguaje que hay que emplear en una negociación debe ser sencillo y claro, que facilite la comprensión. El lenguaje que se utilice debe adecuarse a la persona que va dirigida. Si se trata de un profesional de la materia se podrá utilizar un lenguaje más técnico; si sus conocimientos son más limitados se utiliza un lenguaje menos especializado.
Cuando se negocia con un grupo hay que utilizar un lenguaje que sea comprensible para todos ellos, de modo que les resulte fácil seguir la conversación.

En ciertas negociaciones se tendrá que utilizar un lenguaje técnico ( ingeniería, financieros, jurídicos) donde los especialistas de cada grupo utilizarán un lenguaje más específico.
Si interviene un traductor hay que asegurarse que cuenta con la formación necesaria, que está perfectamente capacitado para realizar esta labor.

Lenguaje corporal

El lenguaje no verbal es muy importante, Este lenguaje se emplea normalmente de modo inconsciente, por lo que resulta muy difícil de manipular. Es exclente estudiar el lenguaje corporal.

Asertividad

La asertividad define la capacidad de decir «NO» de manera natural, espontánea, sin generar tensión y sin deteriorar la relación con la otra parte. Las personas con asertividad saben decir «NO» cuando entienden que hay que decirlo, pero sin brusquedad, sencillamente, sin que ello les suponga ninguna dificultad especial. Son personas asertivas por naturaleza. La asertividad se aprende.

Lugar de la negociación

En relación al lugar donde tendrán lugar las negociaciones caben tres posibilidades:

Negociar en nuestras oficinas
En sus oficinas
Negociar en terreno neutral

Cada una de estas opciones tiene algunas ventajas:

Negociar en nuestras oficinas

Se dispone de toda la información necesaria. Además, es fácil consultar con cualquier departamento de la empresa si fuera necesario.
La logistica es mejor

Negociar en sus oficinas

En este caso las ventajas señaladas en el punto anterior pasan a beneficiar a la otra parte. No obstante permite presionar a la otra parte para que haga las consultas necesarias y tome una decisión sobre la marcha.

Terreno neutral

En este caso ambas partes se encuentran en igualdad de condiciones, por lo que ninguna de ellas se podrá sentir cohibida por negociar en terreno ajeno.

Negociar en terreno neutral puede ser una manera adecuada de comenzar las negociaciones, especialmente cuando las partes no se conocen.

Fases de la negociación

En toda negociación se pueden distinguir tres fases diferenciadas, todas ellas igualmente importantes.

Preparación

La preparación es el periodo para buscar información y en definir nuestra posición: Recopilar información pertinente sobre la oferta, nuestros competidores y la empresa con la que vamos a negociar.
Definir nuestros objetivos, estrategia  y tácticas.

En fase se debe realizar un trabajo de investigación.
En esta primera fase hay una serie de puntos  clave:

1. Conocer con detalle la oferta que presentamos

2. Determinar los objetivos que se quieren alcanzar, distinguiendo entre un resultado optimo , un resultado aceptable y un resultado mínimo (por debajo del cual no interesa cerrar un acuerdo).

3. Contactar dentro de la empresa con las áreas involucradas para que todas estén al tanto y se pueda definir una postura común. Hay que conocer cuál es el proceso de autorización, hasta dónde tiene uno delegación y cuándo tendrá que remitir la propuesta a niveles superiores.

4. Informarse sobre la otra parte: quién es, qué hace, cuáles son sus fortalezas y debilidades, cuáles pueden ser sus objetivos y su manera habitual de negociar, qué pueden querer de nosotros.

5. Informarse sobre los competidores: cuáles son sus productos, cómo comparan con los nuestros, puntos fuertes y débiles, rango de precios, etc. En qué aspectos nuestra oferta es superior y en cuáles no.

6. Otras informaciones: operaciones similares realizadas en el mercado (precios y condiciones pactadas) que podrían servir de referencias, otros indicadores (valor en bolsa, multiplicadores bursátiles, etc.), precios en mercados de segunda mano, tasaciones de expertos, etc.

Conocer a la otra parte

En la fase de preparación hay que dedicar una especial atención a tratar de conocer a la otra parte.
Entre otras informaciones nos interesan las siguientes:
Datos generales de la empresa: actividad, volumen de ventas y beneficios, gama de productos, mercados geográficos, cuota de mercados. Estrategias, objetivos, metas que persigue.
Estilo de negociar (cooperativo o confrontación), tácticas que suele emplear, característica personales del los negociadores (modales, honestidad, cordialidad, etc.).

Relación de poder

El conocimiento de la otra parte también nos permite estimar la posible relación de poder durante la negociación:
No es lo mismo negociar con una gran empresa que con una pequeña.
No es lo mismo tratar un tema que afecte al núcleo del negocio de una compañía que tratar un asunto marginal.

En la fase de preparación es fundamental definir con precisión qué resultado se pretende alcanzar. Este objetivo debe ser ambicioso.
Está demostrado que mientras más ambicioso es uno a la hora de afrontar una negociación, mayor empeño pondrá en la misma y mejor será el resultado que obtenga.

Resultado mínimo: marca el mínimo aceptable, por debajo del cual no interesa cerrar ningún acuerdo.

Agenda de la reunión

En negociaciones complejas, en las que intervienen varias personas por cada lado, es aconsejable fijar con la otra parte antes del día la reunión la agenda de la misma.
Temas que se van a abordar, en qué orden y tiempo previsto.
Quienes van a intervenir por cada lado.
Pausas, almuerzo, hora de finalización.
Esta agenda tiene como objetivo que la reunión se desarrolle de una forma ordenada:

Desarrollo

Es la fase en la que ambas partes intercambian información (definen sus posiciones), detectan las discrepancias y tratan de acercar posturas mediante concesiones.

Comienza desde el momento en el que las partes se sientan frente a frente con objeto de iniciar propiamente la negociación.
En este primer momento se tratarán temas generales  sin entrar por el momento a tratar el tema propiamente de la negociación.

Acto seguido empezarán a intercambiar información, tanteando cual es la posición de cada una de ellas, tratando de determinar cual es la diferencia que les separa.

El desarrollo será normalmente gradual: este proceso requiere tiempo, hay que dejar que las cosas vayan madurando, no conviene precipitarse.

Presentación

En ocasiones la negociación comienza con una presentación que realiza la parte oferente. Aquí hay que conseguir captar la atención de la otra parte, despertarle su interés por nuestra oferta.

La presentación debe ser atractiva, ligera  y sugerente.

Hay que cuidar todos los aspectos relevantes de la misma:

Texto del discurso, ideas a enfatizar, lenguaje (claro y directo), voz (modulada), tono, gestos, movimientos, mirada.
La presentación gana en interés si se apoya con medios audiovisuales (transparencias, presentación en power-point, planos, folletos). También resulta interesante presentar una muestra del producto.
Durante la presentación se contestarán las preguntas que vayan surgiendo pero de modo escueto, sin profundizar sobre el tema.
Se trata de que la presentación discurra con la mayor fluidez posible, sin perder su hilo argumental. Además, no es el momento todavía de entrar en la discusión, por lo que si la otra parte insiste en tratar un aspecto determinado se le indicará cortésmente que una vez concluida la presentación se abordará con mayor profundidad el tema que plantea.

Discusión

Lo normal es que cada uno encuentre su posición perfectamente lógica y racional y en cambio no se explique la del contrario, que le resultará probablemente egoísta e indefendible.

Si hiciéramos esta reflexión llegaríamos a la conclusión de que efectivamente hay dos posiciones enfrentadas, pero que de ello no tiene que derivarse que las personas tengan que estar también enfrentadas.

El uso apropiado del lenguaje ayuda a hacer esta separación entre problemas y personas:

La claridad del mensaje es la misma en ambos casos, pero en el primer ejemplo se daña la imagen del adversario mientras que en el segundo caso no.

El uso del lenguaje puede ser muy útil para rebajar la tensión en el ambiente, sin que por ello pierdan claridad los mensajes.

Es lógico que defendamos nuestras posiciones y rechacemos aquellos planteamientos de la otra parte con los que no coincidamos, pero ello sin dañar la imagen de nuestro oponente. Por último, indicar que en ninguna discusión se debe acorralar al oponente, siempre hay que tratar de darle una salida airosa.

Centrarse en los intereses

Si ambas partes van cediendo de forma equitativa se suele llegar normalmente a un punto de acuerdo situado en una posición intermedia entre las dos posiciones de partida.

El resultado final no responde a ningún criterio objetivo ni de justicia, depende exclusivamente del poder de negociación de cada una de las partes y de la mayor o menor intransigencia mostrada durante la negociación.

Un enfoque más constructivo consiste en centrar el debate en torno a los intereses de cada parte, tratando de encontrar una solución mutuamente satisfactoria.

La dificultad de conocer los intereses verdaderos de la otra parte se debe o bien a que la otra persona prefiere no desvelarlos (por pudor, por discreción, etc.) o a que ni el mismo los conoce realmente (la persona del ejemplo anterior puede estar plenamente convencida de que en su decisión ha influido únicamente su preocupación por la seguridad de su familia).

Los intereses de la otra parte pueden ser tanto racionales como emocionales. Los intereses racionales son aquellos que responden a aspectos objetivos (precio, prestaciones, plazo de entrega, garantía, financiación, etc.). Estos intereses suelen primar en las negociaciones entre empresas. Los intereses emocionales son de carácter subjetivo (gusto particular, imagen pública, tradición). Estos intereses son más frecuentes en negociaciones entre particulares.

Una comunicación franca y abierta, un clima de confianza, puede facilitar que las partes reconozcan abiertamente cuales son realmente sus intereses.

Argumentos y objeciones

En la negociación se emplean los argumentos que mejor responden a los intereses reales de la otra parte.
Por ejemplo, si una entidad financiera negocia con una empresa informática el mantenimiento de su red de ordenadores, esta empresa tiene que detectar qué es lo que valora principalmente el banco (un precio económico, la seguridad, la fiabilidad, el apoyo técnico).

Una vez que conoce cuál es el principal interés (por ejemplo, fiabilidad) debe utilizar aquellos argumentos que mejor respondan a esta preocupación.

La argumentación se preparara en la etapa inicial, antes de sentarse a la mesa de negociación. Para ello es fundamental conocer en profundidad nuestra propia oferta, compararla con las de los competidores y considerar los posibles intereses de la otra parte.

Los argumentos se presentan con firmeza, con convicción, pero sin prepotencia.

La objeción no hay que interpretarla negativamente, como un obstáculo que surge en nuestro camino hacia el acuerdo, sino que es una señal de que la otra parte está interesada en la negociación (en caso contrario no se molestaría en objetar, simplemente se limitaría a finalizar la negociación).

Hay que distinguir cuando se tratan de objeciones reales (que habrá que contestar en profundidad, con todo lujo de detalle) y cuando son meras excusas, bien para ganar tiempo, bien con objeto de finalizar una negociación que no le interesa.

Aplicación de criterios objetivos

Un método eficaz para encontrar una solución a dos posturas enfrentadas es aplicar algún criterio objetivo.
En lugar de tratar de llegar a un punto de encuentro a base de una defensa numantina de las posiciones, a la espera de que la otra parte vaya cediendo, este método consiste en acordar entre las partes la aplicación de un criterio incuestionable.

Cierre

El cierre de la negociación puede ser con acuerdo o sin él.
Antes de dar por alcanzado un acuerdo hay que cerciorarse de que no queda ningún cabo suelto y de que ambas partes interpretan de igual manera los puntos tratados.

Cuando por fin se alcanza un acuerdo uno no puede arriesgarse a estropearlo planteando nuevas exigencias.
Es conveniente mostrarse humilde si uno cree que ha resultado ganador.

Cuando finalmente se alcanza un acuerdo hay que plasmarlo por escrito, no puede quedar exclusivamente en un compromiso verbal.
Permitirá interpretar fielmente los términos del mismo si durante su ejecución surgen diferencias.

Sirve de modelo para futuras renovaciones.
El acuerdo escrito queda plasmado aunque algunas de las personas que intervinieron en la negociación no continúen en la empresa.
Dicho acuerdo es el resultado de la aceptación de un planteamiento final que incluye numerosos puntos: número de unidades, características técnicas, plazo de entrega, precio, facilidades financieras, descuentos, garantías, servicio post-venta.

Este acuerdo final es un momento clave en la negociación, en ese momento quedan fijadas las condiciones, ya no hay marcha atrás.

Cualquier intento posterior de modificación tendría que realizarse bien persuadiendo a la otra parte (lo que no sería fácil), bien por vía judicial.
La importancia de esta decisión justifica que uno pueda solicitar cierto tiempo de reflexión antes de dar una respuesta definitiva (no hay por qué precipitarse a la hora de tomar una decisión de esta importancia).

La otra parte debería aceptar esta petición, totalmente lógica; conviniendo entre ambos un plazo razonable para contestar.
El documento donde se recoge el acuerdo exige una lectura reposada, debiendo uno cerciorarse de que recoge fielmente todos los puntos tratados.

Cualquier duda que surja es ahora el momento de plantearla. Antes de firmar un documento hay que tener la seguridad plena de que recoge exactamente lo que uno ha negociado.

En este documento hay que tratar de ser lo más exhaustivo posible; recogiendo cualquier aspecto que pueda afectar al desarrollo del acuerdo o cualquier eventualidad que se pueda presenta

Este documento, además de recoger los puntos principales que han sido tratados; suele llevar mucha «letra pequeña» que puede tener gran transcendencia durante la vida del acuerdo.

Renovación tácita o expresa, garantías aportadas por cada parte; actos que se consideran causa de incumplimiento, acontecimientos que permitirán cancelarlo anticipadamente, posibles sanciones a aplicar.

En caso de no recoger algunos de estos aspectos, se puede producir posteriormente; durante su ejecución, un vacío legal en su interpretación del que cada parte trate de aprovecharse y que al final haya que resolver en los tribunales.

Todo esto exige que una vez alcanzado el acuerdo, en vez de relajarse (algo que a veces suele ocurrir) haya que estar especialmente atento durante la redacción del documento y que antes de firmarlo haya que darle una lectura reposada.

Por último, es esencial que antes de firmar un documento el negociador verifique si cuenta con delegación suficiente de su empresa o si, por el contrario, requiere la autorización de una instancia superior.

Aunque este es un aspecto que uno debería tener claro antes de sentarse a la mesa de negociación; resulta conveniente volver a verificarlo antes de la firma; después ya sería demasiado tarde y podría uno haber comprometido a su empresa en una operación para la que no estaba facultado.

Flexibilidad y creatividad

Entre las principales virtudes de un buen negociador destacan la flexibilidad y la creatividad.

La flexibilidad define su capacidad de maniobra, el saber ajustarse a cada situación concreta.

La creatividad se refiere a su habilidad para encontrar soluciones alternativas; para encontrar puntos de acuerdo allí donde aparentemente no los hay.

Cuando una de las partes se muestra flexible obliga en cierta medida a la otra a dar también muestras de flexibilidad.

Una buena preparación (dominar nuestra oferta, nuestros objetivos, conocer los intereses de la otra parte, la oferta de los competidores, tener claro nuestro margen de negociación, etc.) permite una mayor flexibilidad.

La creatividad, por su parte, contribuye a aumentar sustancialmente las posibilidades de cerrar con éxito la negociación.

La creatividad es especialmente importante antes situaciones de bloqueo que ponen en peligro el acuerdo.

El buen negociador se caracteriza por buscar y encontrar caminos alternativos, por ser capaz de analizar la situación desde diferentes puntos de vista, de encontrar soluciones novedosas que sean aceptables para todos.

Concesiones

Como al comenzar las negociaciones las posiciones de las partes están distanciadas (si coincidieran no haría falta negociar); el buscar un punto de acuerdo va a exigir que ambas partes hagan concesiones.

Antes de comenzar la negociación uno debe tener muy claro con qué margen cuenta, hasta dónde puede ceder y cuál es el límite que no puede sobrepasar.

Cuando se fija su posición inicial ésta le debe permitir cierto margen de maniobra por si tuviera que realizar concesiones.

Lo ideal es esperar a que sea la otra parte quien comience realizando concesiones, aunque también cabe tomar la iniciativa, lo que concede cierta fuerza moral ya que uno muestra una buena predisposición a llegar a un acuerdo.

Las concesiones se hacen buscando un objetivo inmediato; en el momento en que pueden tener mayor impacto y no de manera aleatoria.

Por ejemplo, para superar un bloqueo, como señal de buena predisposición, o cuando se espera obtener una contraprestación de la otra parte.

Siempre que uno realice una concesión conviene esperar a que la otra parte responda de igual manera (es su turno) y no seguir haciendo concesiones sin obtener contrapartidas.

Notas de las reuniones

Resulta muy útil cuando se negocia elaborar un pequeño dossier de cada reunión en el que se vayan registrando los aspectos más relevantes.

Hay de forma que no impida prestar la debida atención a la otra parte.
Reflejar aquellos puntos en los que parece haber coincidencia y aquellos otros en los que las posiciones están alejadas.

Anotar aquellos aspectos en los que la otra parte parece fijar su atención, aquellos puntos a los que concede especial atención.
Señalar aquellos cometidos que cada parte ha quedado en realizar de cara a la próxima reunión (estudios, consultas, nuevos planteamientos…).

Estas breves notas de la reunión serán más adelante de gran ayuda al permitirnos recodar con precisión todo lo ocurrido durante la negociación.
facultado

Romper la negociación

Cuando se inicia una negociación uno debe tener muy claro que, aunque lo ideal sea llegar a un acuerdo, es posible que en algún momento no quepa más alternativa que romper la misma.

Uno debe tener muy presente que no hay que llegar forzosamente a un acuerdo; hay que intentar por todos los medios lograrlo, pero si esto no es posible es preferible dar por concluida la negociación.

Si los términos que ofrece la otra parte, tras largas y agotadoras discusiones, siguen estando por debajo de nuestro mínimo aceptable no quedará más alternativa que levantarse e irse.

Esto que parece tan evidente muchas veces se olvida y el negociador siente la presión de que tiene que alcanzar un acuerdo a toda costa, de que no puede volver a su empresa con las manos vacías, lo que termina llevándole a cerrar un mal acuerdo.

Romper una negociación no resulta fácil, exige valor; no obstante resulta menos difícil tomar esta decisión cuando uno ha contemplado esta posibilidad como uno de los posibles resultados de la negociación.
La ruptura puede ser temporal o definitiva.

La ruptura temporal se puede utilizar como forma de presionar a la otra parte para que rectifique su posición y haga alguna concesión. En este caso no hay voluntad de romper definitivamente la negociación sino simplemente de darle un toque de atención al interlocutor («o modificas tu posición o va a ser imposible llegar a un acuerdo»).

La ruptura definitiva se produce cuando tras muchos intentos y tras haber explorado todas las soluciones imaginables, las posiciones de las partes continúan muy alejadas y no hay manera de acercarlas.

Uno no debe precipitarse a la hora de romper las negociaciones.
Antes deberá analizar todas las posibles alternativas para tratar de superar el bloqueo; pero si llega al convencimiento de que esto no es posible será mejor darlas por finalizadas.

Cuando resulta evidente que no va a ser posible llegar a un acuerdo es preferible romper cuanto antes que seguir perdiendo el tiempo y haciéndoselo perder a la otra parte.

Comida de trabajo

Siempre que se pueda hay que evitar negociar durante el almuerzo.
Este debe ser un momento de distensión, tras la tensión de las negociaciones, que sirva para acercar a las partes.
En una atmósfera más informal es un momento ideal para tratar de conseguir una mejor sintonía, conocerse mejor, generar confianza.

Una digestión pesada puede producir somnolencia, afectando a la claridad de ideas. Conviene no beber vino o hacerlo muy moderadamente.

Hay que procurar que el almuerzo no se prolongue demasiado, con una sobremesa interminable. Los otros pueden estar cansados; y es posible que prefieran reanudar pronto las negociaciones para así poder acabar antes

Detalles de cortesía

Cuando las negociaciones se desarrollan en la sede de uno de los participantes y ello obliga a la otra aparte a desplazarse; a veces incluso fuera de su país, es normal que el anfitrión tenga ciertos detalles de cortesía, que pueden incluir:

Recibir en el aeropuerto a la persona que llega; gestionar sus reservas de hotel; poner coche con chófer a su disposición; organizar las comidas, preparar alguna actividad cultural o de ocio para los posibles ratos libres (opera, teatro, exposiciones, etc.).
Todas estas atenciones son normas básicas de cortesía dirigidas a crear una atmósfera de mayor cercanía entre las partes.

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