Metodología Six Sigma - Liderazgo y Mercadeo

La Metodología Six Sigma 6 ó se basa en la curva de la distribución normal (para conocer el nivel de variación de cualquier actividad), que consiste en elaborar una serie de pasos para el control de calidad y optimización de procesos industriales. La Sigma (ò ) es una letra tomada del alfabeto griego utilizado en estadística como una medida de variación

La elaboración de los productos en el área industrial involucra principalmente tres etapas:

La entrada (personal, material, equipo, políticas, procedimientos, métodos y el medio ambiente),
Realización del producto o servicio (proceso) y
La salida (brindar un servicio y/o elaboración de un producto).

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Errores y defectos

En dichas etapas se comenten errores que afectan la calidad del producto y/o servicio.

Todos los días un defecto es creado durante un proceso (etapa), esto toma un tiempo adicional para la prueba, análisis y reparación.

Estas actividades no-adicionales requieren espacio, equipo, materiales y gente .

Metodología de clase mundial

Existen metodologías que ayudan a la prevención de errores en los procesos industriales, siendo una de ellas la Metodología Six Sigma (6 ó ), que es una metodología de calidad de clase mundial (iniciada por Motorola en 1986) aplicada para ofrecer un mejor producto o servicio, más rápido y al costo más bajo.

Baja Calidad

En los procesos industriales se presenta el costo de baja calidad, ocasionado por:

Fallas internas, de los productos defectuosos; retrabajo y problemas en el control de materiales.
Fallas externas, de productos regresados; garantías y penalizaciones.

Productos y Servicios

Debido a esto, se decide aplicar la metodología 6 ó en los procesos industriales para prevenir el costo de baja calidad y con ello tener procesos, productos y servicios eficientes .

La Metodología Six Sigma permite hacer:

Comparaciones entre negocios, productos,
Procesos y servicios similares o distintos.
Proporciona herramientas para conocer el nivel de calidad de la empresa y al mismo tiempo provee dirección con respecto a los objetivos de crecimiento de la empresa.

A nivel mundial, la mayoría de los países industrializados aplican la Metodología Six Sigma,entre ellos esta México que cuenta con una gran cantidad de empresas extranjeras y nacionales principalmente en la frontera con los Estados Unidos.

Beneficios

Un estudio elaborado en 1997 demostró que las mejores compañías en su clase tienen los niveles de calidad 6 ó .

Una compañía que no utiliza la metodología 6 ó , gasta en promedio 10% de sus ganancias en reparaciones externas e internas.

En cambio una compañía que aplica la metodología gasta en promedio 1% de sus ganancias en reparaciones externas e internas.

Sistemas de Calidad

Para alcanzarMetodología Six Sigma se deben utilizar ciertos parámetros (control de calidad total, cero defectos, procedimientos de ISO-9000 (procedimientos a nivel mundial de calidad del producto, control estadístico de procesos y técnicas estadísticas).

Misión de la Metodología Six Sigma

La misión de la Metodología Six Sigma 6 ó es proporcionar la información adecuada para ayudar a la implementación de la máxima calidad del producto o servicio en cualquier actividad, así como crear la confianza y comunicación entre todos los participantes, debido a que la actividad del negocio parte de la información, las ideas y la experiencia, y esto ayuda a elevar la calidad y el manejo administrativo.

Niveles de Aplicación

Metodología Six Sigma es un programa que se define en dos niveles: operacional y gerencial.

En el nivel operacional se utilizan herramientas estadísticas para elaborar la medición de variables de los procesos industriales con el fin de detectar los defectos (el 6 ó tiene un rango de 3.4 defectos por cada millón ).
El nivel gerencial analiza los procesos utilizados por los empleados para aumentar la calidad de los productos, procesos y servicios.

Componentes básicos para calidad en el programa Metodología Six Sigma

Definir el producto y servicio.
Identificar los requisitos de los clientes.
Comparar los requisitos con los productos.
. Describir el proceso.
Implementar el proceso.
Medir la calidad y producto.

Las medidas de calidad deben contener las siguientes características:

Los procesos de producción pueden utilizar el error de tolerancia.
Detectar los defectos por unidad (DPU).

Herramientas de mejora de la calidad

Diagrama de Flujo de Procesos; con el cual se conocen las etapas del proceso por medio de una secuencia de pasos, así como las etapas críticas.
Diagrama de Causa-Efecto; es utilizado como lluvia de ideas para detectar las causas y consecuencias de los problemas en el proceso.
Diagrama de Pareto; se aplica para identificar las causas principales de los problemas en proceso de mayor a menor y con ello reducir o eliminar de una en una (empezando con la mayor y después con las posteriores o con la que sea mas accesible).
Histograma; con el cual se observan los datos (defectos y fallas) y se agrupan en forma gausiana conteniendo los límites inferior y superior y una tendencia central.
Gráfica de Corrida; es utilizada para representar datos gráficamente con respecto a un tiempo, para detectar cambios significativos en el proceso.
Gráfica de control; se aplica para mantener el proceso de acuerdo a un valor medio y los límites superior e inferior .
Diagrama de Dispersión; con el cual se pueden relacionar dos variables y obtener un estimado usual del coeficiente de correlación .
Modelo de Regresión; es utilizado para generar un modelo de relación entre una respuesta y una variable de entrada

Estrategia de Mejora.

Etapa1 (Medición).

Consiste en seleccionar una o más características del producto: como lo son las variables dependientes que identifican el proceso, tomar las medidas necesarias y registrar los resultados del proceso en las“tarjetas de control”, estimando el corto y largo plazo de la capacidad del proceso en la elaboración del producto.

Etapa 2 (Análisis).

Implica la clave de la ejecución de las medidas del producto. Un análisis de intervalo es tomado por lo regular para identificar los factores comunes y exitosos de la ejecución: los cuales explican las mejores formas de aplicación. En algunos casos es necesario rediseñar el producto y/o el proceso, en base a los resultados del análisis.

Etapa 3 (Mejora).

Se identifican las características del proceso que se puedan mejorar. Una vez realizado esto, las características son diagnosticadas para conocer si las mejoras en el proceso son relevantes

Etapa 4 (Control).

Nos ayuda a asegurar que las condiciones del nuevo proceso estén documentadas y monitoreadas de manera estadística con los métodos de control del proceso.

Capacitación para implantar

En la metodología Six-Sigma se realiza la capacitación del personal con el fin de obtener una buena calidad. El entrenamiento provee a los candidatos con el conocimiento y características para guiar y dirigir la implementación de la metodología Six Sigma en su empresa. Las dos semanas del ciclo de entrenamiento son completados con cinco días de instrucciones en el salón de clases, seguidos por 30 días de aplicación en el trabajo .

Las personas encargadas de poner en practica el Six Sigma son clasificadas por su capacidad de analizar los procesos y se muestran a continuación:

Líder (Champion):

Son lideres de la alta gerencia quienes sugieren y apoyan proyectos ,ayudan a obtener recursos necesarios y eliminan los obstáculos que impiden el éxito del proyecto. Incluye participación en revisión y aseguran que se desarrolle la metodología SixSigma.

Maestro de Cinta Negra (Master Black Belt)

Son expertos de tiempo completo, capacitados en las herramientas y tácticas de Six Sigma, son responsables del desarrollo e implantación de la estrategia de Six Sigma para el negocio

Cinta Negra (Black Belt)

Son lideres de equipos responsables de medir, analizar, mejorar y controlar procesos que afectan la satisfacción del cliente, la productividad y calidad, la duración de capacitación es aproximadamente seis semanas.

Cinta Verde (Green Belt)

Son ayudantes de un cinta negra, su capacitación es de tres a cuatro semanas.

La Metodología Six Sigma es varias cosas

Una base estadística de medida : 3,4 defectos por millón de oportunidades

Una filosofía y una meta: ser tan perfecto como sea prácticamente posible.

Una metodología

Un símbolo de calidad.

Variación

Cualquier diferencia cuantificable entre una medida específica o estándar y la desviación de dicha medida o stándard en la salida de un proceso.

Las variaciones en las salidas pueden ser debidas a varios factores en el funcionamiento y gestión de un proceso. Un objetivo importante en la mejora de un proceso es reducir la variación en sus salidas.

La metodología Six Sigma hace uso de las herramientas estadísticas

La metodología Six Sigma hace uso de las herramientas estadísticas para identificar unos pocos factores vitales, aquellos factores que más importan a la hora de mejorar la calidad de los procesos y la generación de beneficios. Consta de 5 fases: (DMAIC)

Definir los proyectos , los objetivos y los entregables a los clientes (internos y externos)

Medir el rendimiento actual del proceso

Analizar y determinar las causas raices de los defectos

Mejorar los procesos para eliminar los defectos

Controlar el rendimiento del proceso.

No sólo es estadística sino también cambios culturales....

La meta definitiva es crear compañías Six Sigma, donde los procesos y sistemas sean tan perfectos como sea posible, funcionando a su mejor nivel de rendimiento.

Para obtener ese nivel de calidad, se exige no sólo estadística, sino cambios en la cultura de la organización. El enfoque Six Sigma es riguroso, exigiendo un compromiso del liderazgo que impregne la organización por completo. Requiere un sentido de urgencia y comprender que, a fin de solucionar los problemas que minan la rentabilidad y la satisfacción de los clientes, se requiere involucrar a los trabajadores claves para implementar de forma activa six sigma en toda la organización.

Objetivo Extraordinario

Es una mejora espectacular, casi inmediata y significativa.

En términos medibles, alcanzar un objetivo extraordinario supone una mejora de 60 a 80% en un proceso.

Un objetivo que exige el máximo es un modo poderoso de motivar a todo el mundo a hac

Críticos para la Calidad (CTQ)

Elementos de un proceso que afectan significativamente la salida de ese proceso. Es vital identificar esos elementos para entender cómo hacer mejoras que reduzcan dramáticamente los costos y mejoren la calidad.

Existen tres componentes importantes que caracterizan a un proyecto Six Sigma:

Una métrica crítica para la calidad.

Un costo real asociado al defecto que afecta la métrica (CTQ o crítico para la calidad).

Un plazo de tiempo para eliminar el defecto a fin de alcanzar la métrica CTQ (Crítico para la calidad).

Los proyectos Six Sigma requieren problemas bien definidos y unos objetivos extraordinarios. Siempre que sepa lo que está midiendo y pueda unirlo con el objetivo extraordinario específico, tiene la carta para alcanzar el resultado.

Al encontrar una idea para Six Sigma , debemos asegurarnos que ésta sea la adecuada para aplicar la metodología y no otra técnica de mejora continua. Las siguientes preguntas guías pueden ser de utilidad.

¿Hay la intención de desarrollar una nueva estrategia, estructura o diseño?

Respuesta NO (Si la respuesta es Sí, como puede Six Sigma soportar esta nueva estrategia, estructura o diseño.)

¿Es un problema crónico con sustancial impacto en el negocio?

Respuesta SI (Si la respuesta es No, como podría este ser direccionado)

¿Es la mejor (óptima) solución conocida?

Respuesta NO (Si es realmente conocida, y su respuesta fue Sí, sólo hágalo y recuerde el Control del Proceso).

¿Son las causas conocidas?

Respuesta NO (Si su respuesta es SI, puede

Usted está ante una oportunidad real para aplicar Six Sigma. El siguiente paso es definir el proyecto para lo cual existen formatos guías con la información básica descrita a continuación para guiar al equipo de trabajo:

Nombre del Proyecto
Negocio
Green Belt / Black Belt
Sponsor ó Padrino del Proyecto
Planteamiento del Problema
Efecto del Problema (Y) y Línea base de partida del problema.
Planteamiento de la Meta del Proyecto
Alcance y Escala del Proyecto
Equipo de Trabajo
Beneficios Esperados (Tangibles e Intangibles)
Recursos Requeridos
Plan en el Tiempo para el proyecto en base a la metodología DMAIC:
Aprobaciones del Proyecto:

NOTA: Todos podemos tener grandes ideas de posibles proyectos Six Sigma en nuestra área de trabajo diario, así que anímese y plantéelas, queremos conformar un banco de ideas de nuevos proyectos. En su área podría estar una gran oportunidad para Incrementar la Calidad y Comp

Costo de la No Calidad

Costo total del personal, material y gastos generales atribuidos a las imperfecciones en los procesos que entregan productos o servicios que no cumplen con las especificaciones o expectativas. Estos costos incluirán la inspección, reprocesos, trabajo duplicado, rechazos de materail, repuestos y devoluciones, quejas, pérdida de clientes y el daño a la imágen.

Estos son costos que desaparecierían si no existieran problemas de calidad. Una importante meta de la gestión Six Sigma es reducir o incluso eliminar el costo de la no calidad.

Six Sigma Impacto en los Trabajadores. (1)

Six Sigma inspira a los empleados. Cuando una compañía se compromete a mejorar sus procesos, a cumplir con las expectativas de los clientes, para reducir costos, los empleados se sentirán naturalmente motivados a hacerlo mejor. Después de todo ¿cuántos trabajadores quieren hacer su trabajo erroneamente, malgastar tiempo y dinero, para fallar en cumplir con las expectativas de sus clientes?

Six Sigma Impacto en los Trabajadores. (2)

Six sigma aumenta la moral y el sentido de autoestima. Proporciona a los empleados la oportunidad de marcar la diferencia. Cada trabajador es importante para Six Sigma, todos ellos estarán animados para proprocionar ideas sobre los procesos que los rodean. Cada uno de ellos tiene la oportunidad de contribuir significativamente a los esfuerzos de Six Sigma

Metodología Six Sigma Impacto en los Trabajadores. (3)

Six Sigma instala una cultura y una actitud. Enfatiza la importancia de observar los procesos, productos y servicios desde la perspectiva de los clientes. Todos en algún momento hemos sido clientes fuera de nuestra compañía, por eso es fácil que nos identifiquemos naturalmente con ellos, y que nos podamos sentir más positivos sobre la empresa cuando ésta se centra en los clientes

Metodología Six Sigma Impacto en los Trabajadores. (4)

Six Sigma Impacto en los Trabajadores. (5)

Six Sigma se concentra en la mejora sistemática de los procesos. Este enfoque atraerá la lógica de sus empelados. Muchos de los cuales pueden haberse preguntado por que ciertos procesos funcionan de un modo aparentemente ilógico. ¿Cuantos trabajadores no se quejan de procesos ineficientes? a través de Six Sigma, les provee oportunidades para mejorar estos sistemas que confunden y generan frustración.

¿Que es un Sponsor Six Sigma?

El sponsor y/o Gerente del Proyecto , es un directivo o un gerente clave que fomenta la metodología Seis Sigma a través de la compañía y especialmente en grupos específicos funcionales. Entiende la disciplina y herramientas de Seis Sigma, selecciona proyectos potenciales en su área funcional, establece objetivos medibles, hace las funciones de mentor de proyectos, elimina los obstáculos y dedica recursos para dar soporte a los Black Belts. Un Sponsor es propietario del proceso, controla el proyecto en el tiempo y mide los ahorros alcanzados.

Responsabilidades de los Sponsor y/o Gerentes del Proyecto

Establecer y Mantener las metas de Proyectos

Aprobar cambios en la dirección y alcance del proyecto

Encontrar y negociar recursos para el proyecto

Representar el Equipo ante el grupo directivo

Ayudar a Resolver puntos críticos y obstáculos para el lógro de la meta

Trabajar con los dueños del proceso para asegurar la culminación exitosa

Asignar responsabilidades específicas a cada miembro del Equipo

Promover reuniones del equipo para seguimiento de proyectos

Reconocimiento de los equipos

Incoprorar 6 Sigma a los IPR a través de la participación proactiva de la gente

Ventajas Competitivas

La Metodología Six Sigma le permite ser más competitivo, en un ámbito local, nacional o global. En este momento quizás no necesite ninguna justificación para tal afirmación. Una empresa que reduce sus costos productivos, cumple con las expectativas de sus clientes de manera más efectiva y eficiente, logra una reputación de calidad y fomenta una cultura de dedicación y orgullo. Gozará usted seguro de una ventaja respecto a sus competidores.

Algunas pruebas a cerca de la ventaja competitiva de la Metodología Six Sigma, se aprecian en los resultados obtenidos por las compañías que han invertido en su implementación.

En General Electric, Six Sigma incrementó en más de 2 millardos de dólares sus beneficios en 1999.

Motorola consiguió ahorrar más de 15 millardos de dólares en los 10 primeros años de su iniciativa Six Sigma

Allied Signal anunció unos ahorros de 1,5 millardos de dólares gracias a Six Sigma.

Nadie puede prometerle que reducirá los costos en millardos, porque los resultados de Six Sigma son únicos en cada empresa. Pero se estima que puede esperarse un retorno de inversión de 3 o 4 veces el costo de implementación. Aportándole una ventaja competitiva.

«Cuando usted puede medir aquello de lo que está hablando, y lo expresa en números, conoce algo al respecto; pero cuando no puede medirlo, cuando no lo puede expresar en forma numérica, su conocimiento es de un tipo escaso e insatisfactorio. Puede ser el principio del conocimiento, pero apenas ha avanzado, en sus pensamientos, a la etapa de la ciencia»

Métrica del Negocio

Una unidad de medida que proporciona una vía de cuantificación objetiva de un proceso. Cualquier medida que ayude a la dirección en la comprensión de sus operaciones puede considerarse una métrica del negocio.Ellas proporcionan unos datos que los directivos pueden utilizar para la mejor comprensión de sus procesos y en la identificación de las áreas objetivo de mejora.

Consiga Datos.

La gestión tradicional a menudo se basa en la tradición, en la impresión, en la reacción frente a un suceso o por puro instinto. La esencia de la gestión six sigma es utilizar datos objetivos para la toma de decisiones.

Liderazgo

Los líderes de la organización deben estar comprometida con el proceso Six Sigma. Deben darse cuenta de que el enfoque de gestión de Six Sigma y el proceso de mejora no es una solución rápida y que implementarlo exige varios cambios en la manera convencional de operar. Existen dos niveles de compromiso por parte del liderazgo de la compañía:

Deben asignar los recursos de la compañía para ayudar a que la iniciativa de six sigma tenga éxito.

Deben comprometer su tiempo y energías a promover activamente la iniciativa.

Conclusiones

Fin de obtener una buena calidad de los productos

La metodología Six Sigma es aplicada a procesos industriales con el fin de obtener una buena calidad de los productos (bienes y servicios). La mayoría de las compañías a nivel mundial utilizan la metodología 6 ó elaborando inspecciones visuales y electrónicas y aplicando las herramientas estadísticas, con las cuales se puede observar el comportamiento de los procesos.

Reducir al máximo los defectos en los productos o servicios

Una vez observado el comportamiento del proceso, se procede a reducir al máximo los defectos en los productos o servicios, y lograr la plena satisfacción del cliente. Las empresas japonesas son un ejemplo en donde se aplica la Metodología Six Sigma, debido a que en los procesos de producción utilizan el sistema vendedor-cliente, en cada etapa del proceso y cada etapa es responsable de su actividad y debe entregar el producto con buen calidad (sin defectos).

Ha generado un avance en los sistemas de calidad

La aplicación de la Metodología Six Sigma B.C., ha generado un avance en los sistemas de calidad y por lo tanto en los productos. Las empresas que se visitaron ascendieron rápidamente a la aplicación de la metodología y los resultados se han reflejado en poco tiempo, de acuerdo a las capacidades de las empresas y del personal que labora en ellas.

Six Sigma se describe mejor como un viaje

Six Sigma se describe mejor como un viaje, un viaje para los profesionales de una empresa que están completamente comprometidos en mejorar la calidad , la productividad y la rentabilidad. No se contempla, sino que se aplica. Y al aplicarlo ha demostrado ser la vía más rápida para mejorar enormemente la cuenta de resultados de las compañías.

Todo el mundo tiene un papel que interpretar en Six Sigma

Todo el mundo tiene un papel que interpretar en Six Sigma, desde los ejecutivos hasta los empleados de las líneas de producción.

Six Sigma implica a toda persona de la organización

Six Sigma implica a toda persona de la organización en un enfoque a tiempo completo, dando un paso al frente en sus operaciones al llevarlas a un nivel máximo de calidad.

Cuántos errores pueden estar acechando

Tener procesos en los que ocasionalmente sucedan errores puede que no parezca un gran problema. ¡Pero cuando tiene en cuenta cuántos errores pueden estar acechando en los procesos corporativos, el impacto económico en la productividad total, la satisfacción al cliente y la rentabilidad se multiplican dramáticamente.

Identificar lo que desconoce

El enfoque de la Metodología Six Sigma es ayudarle a identificar lo que desconoce además de enfatizar lo que debería conocer, y en qué debería tomar acción para reducir los errores y el reproceso que le cuestan ese tiempo, dinero, oportunidades y clientes. Six Sigma traduce ese conocimiento en oportunidades para el crecimiento de la empresa.

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