Estrategias para utilizar mejor su tiempo
Este post trata sobre las Estrategias para utilizar mejor su tiempo
Como comenzar
Cualquiera que quiera mejorar su forma de organizar a los demás, primero tiene que aprender como organizarse a sí mismo. Por lo tanto, tenemos que aprender a organizar desde adentro. En otras palabras, organizar desde dentro se basa en la idea de que lo que esta fuera es un reflejo de lo que esta dentro de nosotros y viceversa.
Organizarnos eficientemente tiene que ver con la noción de auto-organización, es la idea de que hay cuatro aspectos de nosotros mismos en los que necesitamos sobrevivir, mantener y progresar, estos son:
Salud: Un cuerpo sano en una mente sana
Habilidades: Mentales, técnicas, sociales, artísticas
Acción: Solucionar las cosas
Identidad: Saber quien es usted, aceptarse a sí mismo, siempre teniendo una idea de quien quiere llegar a ser.
Evidentemente, hay una relación entre estos cuatro puntos. Necesita salud si quiere llegar a ser hábil, o a resolver las cosas. De forma similar, resolver algo requiere habilidad, así como motivación. Y su habilidad esta relacionada con su forma de verse y valorarse a si mismo.
Organizarse a sí mismo como adulto exige que usted decida conscientemente aprender y desarrollar, teniendo en cuenta las experiencias pasadas en el contexto de sus necesidades actuales yo que decida si se estanca o intenta cambiar.
Organizar una situación y a sí mismo, puede explicarse en términos de sensibilizarse ante la situación, esclarecerla, sopesarla y después hacer algo.
Sopesar
- Prioridad y clarificar objetivos o intenciones
- Generar líneas de conducta alternativas
- Evaluar las líneas conducta alternativas
- Decidir que línea de conducta adoptar. Es decir, adoptar resoluciones.
Pasar a la acción
- Planificar lo que va a hacer. Sus primeros pasos.
- Llevar a termino nuestro primer paso
- Analizar y planificar el segundo paso y así sucesivamente.
Seria útil, quizás, que reflexionara ahora acerca de usted mismo y en su forma actual de ponerse en acción.
Obstaculos y trampas
Visibles y Ocultos, Internos y Externos
Quien podría asegurar que saca el máximo de su tiempo. Que lo emplea del mejor modo posible para su plena realización y para el logro de los más valiosos objetivos. Que se sirve de el para construir la felicidad propia y la de los seres queridos.
Existen «Ladrones del tiempo» bastante numerosos y tanto mas temibles, cuanto mas ocultas y disimulados. Identificarlos es el camino para acabar con ellos.
Entendemos por «enemigo o desperdiciador del tiempo» cualquier circunstancia que se opone a la consecución de nuestros objetivos, o simplemente, que nos aparte de nuestros valores.
Existen enemigos visibles y ocultos, externos e internos, controlables y no controlables.
Los mas frecuentes
Algunas enemigos son obvios y fáciles de identificar. Por ejemplo:
- Los verborrea como estilo de comunicación
- Las repeticiones inútiles
- El lenguaje confuso y ambiguo
- El desorden
- La indecisión
- La manía de pasar demasiado tiempo haciendo cosas sin aclarar intenciones, objetivos y propósitos.
- La costumbre de adoptar rituales que son meros formulismos muertos y vacíos.
- Confundir la urgente con lo importante.
Con facilidad caemos en la ilusión de que los enemigos de nuestro tiempo son externos, pero la realidad es que muchos de los más temibles se encuentran en nosotros mismos.
Enemigos del tiempo
| Externos | Internos |
| Interrupciones del teléfono | No saber decir «no» |
| Interrupciones por visitas inesperadas | Querer acaparar actividades por no saber delegarlas |
| Urgencias | Sobrestimar las propias capacidades |
| Mobiliario Incomodo | Aplazar y dejar las cosas para después |
| Incapacidad de los subalternos | Indisciplina en el cumplimiento de los propios planes |
| Falta información adecuada | Confusión y desorden en la propia oficina |
| Liderazgo deficiente | Falta de motivación, indiferencia |
| Tramites excesivos (burocracia) | Tensión y preocupaciones |
| Ruidos y Distractores visuales | Obsesión por lo trivial, meticulosidad |
| Sistemas de Comunicación deficiente | Inconstancia, habito de dejar tareas inconclusas |
Todos estamos de acuerdo en que es más fácil identificar los enemigos de la primera columna (externos) que los de la segunda.
Algunos enemigos que no son temibles en si, se vuelven peligrosos cuando se combinan con los factores internos.
Estrategias para utilizar mejor su tiempo
A continuación, señalamos formas practicas para evitar lo que puede hacerle perder el tiempo.
Uso de una agenda
Si quiere empezar a organizarse en serio, puede comenzar anotando las distintas tareas que lleva a cabo durante una semana. Es muy pesado, no hay duda, pero únicamente cuando sepa como esta empleando su tiempo podrá emitir juicios de sí lo emplea en lo que debe o no. Entonces puede pensar en como debería organizar la jornada y decidir que tareas son prioritarias .
Una simple agenda puede ser una de sus herramientas de mayor utilidad. Tal como están las cosas, una sencilla agenda de sobremesa que su empresa encargue para usted, puede ser no muy prometedor como ayuda a la planificación, pero puede, con un poco de imaginación y algunas modificaciones, llegar a ser un «Sistema de Supervivencia».
Al principio del día vale la pena reservar tiempo, por ejemplo quince minutos, para anotar las tareas que hay que realizar. Deben ser consideradas como activas y reactivas, importantes o urgentes, si las debe llevar a cabo usted mismo o delegarlas, etc.
Entonces podrá asignar prioridades a cada una de las actividades y, cuando sea posible, reservarles un tiempo.
Se siente una gran satisfacción al tachar las actividades de la lista a medida que se van finalizando. Aunque solo sea una tarea, tendrá la impresión de que hoy ya ha hecho algo. Cualquier cosa que no acabe hoy puede ser pospuesta hasta mañana, y pueden evaluarse su importancia o urgencia en función de las nuevas actividades que se presenten.
Puerta abierta y puerta cerrada
Lo que usted quiere alcanzar es la feliz situación en la que una puerta cerrada indique que no puede, bajo ningún concepto, ser molestado, porque esta haciendo algo que precisa de concentración y tranquilidad. Por otra parte, si quiere que se sepa que su puerta esta abierta y desea que le vengan a ver; habrá logrado su objetivo principal; hacerse mas accesible.
Uno de los beneficios que aporta planificar su tiempo con mayor eficacia es que puede formarse una mejor idea de cuando se necesita estar aislado y de cuando puede estar accesible para que lo llamen con el fin de comentarle problemas o para charlar. Si reserva, por ejemplo, un par de tardes a la semana para llevar a cabo tareas no muy importantes que puedan ser despachados con facilidad, o por si alguien necesita verle, podrá dedicar el resto del tiempo a actividades positivas que forman la base de su trabajo. Si las personas se acostumbran a la idea de que normalmente no esta accesible, salvo en horas concretas, pronto tomaran el habito de acordar citas especificas o se acordaran de verle en el periodo de «Puerta Abierta»
El telefono
Una de las causas mas comunes de frustración y angustia entre los directivos es la cantidad de tiempo que se pasan al teléfono
Uno de los principales aspectos de su trabajo puede ser tener que atender a consultas telefónicas, por tanto debe aceptar que esto forma parte de su trabajo, aunque interrumpen cualquier otra cosa que esta haciendo.
Deberá encauzar las llamadas a través de la secretaria, o cualquier otro subordinado. De hecho, una de las responsabilidades de una secretaria es evitarle a su jefe llamadas innecesarias que sean una perdida de tiempo. Su misión es reconocer a los interlocutores con los que usted quiere hablar, y saber como manejar a los demás, contacto. Con mucha frecuencia, ella misma puede encargarse de la llamada, responder a cualquier petición, o facilitar información, pero si no puede, debe recoger el mensaje y asegurarle al interlocutor que usted llamara a una hora concreta.
Interrupciones no programadas
La mayoría de las personas, al redactar la agenda diaria, están de acuerdo en que les preocupa mucho el numero de interrupciones no programadas que han consentido al cabo del día. Todos saben que venían a verles personas para una conversación rápida, y que respondían a bastantes llamadas durante el día, pero hasta que no lo vieron todo escrito, no se dieron cuenta de4 lo perjudícales que eran. Se pueden incluir ejemplos como los de aquellos que viene a la oficina pidiendo su atención sin importarles que le este dictando a su secretaria o que este hablando con alguien.
Algunas personas son incapaces de reconocer cuando esta usted ocupado, cuando no tiene tiempo, ni piensa interrumpir alguna activad para hablar del tiempo o de los problemas que hubo ayer en el comedor, y es difícil saber que hacer para no ser maleducado.
Reuniones
Las reuniones implican normalmente un acuerdo planificado para que unas personas se unan para dar o intercambiar información, o para solucionar un problema
Como es seguro que usted debe pasar mucho tiempo en reuniones de todo tipo, examinemos la primera pregunta: «¿ Es esta reunión realmente necesaria? «. Con demasiada frecuencia las personas se reúnen con regularidad porque lo han estado haciendo todas las semanas a esa hora el ano entero, por lo que esto se convierte en costumbre. Es posible que los términos de referencia originales para que ese grupo de personas se reúnan actualmente, estén obsoletos y que no haya una necesidad de que se celebre la reunión regularmente. Puede haberse alterado los términos de referencia, en cuyo caso tendrá que cambiar a las personas comprometidas, la programación, el sitio.
A menudo se celebran reuniones «En pro de la buena comunicación». Pero si no hay nada que comunicar, son una perdida de tiempo.
Antes de que vuelva organizar una reunión, considere las alternativas. Podría zanjear el asunto con una carta, un memorandum, una llamada telefónica, o una simple conversación entre usted y la otra persona? A veces cinco minutos con seis personas por separado son más productivos que una reunión de media hora con todas ellas juntas.
En algunos casos, una reunión puede ser la única ocasión en que un grupo tiene oportunidad de reunirse considerando a su jefe como el líder del equipo, mas que como el jefe a quien todo individuo entrega informes.
Hay varias cosas que un organizador de una reunión debe resolver antes de su celebración, para que se desarrolle sin problemas y con eficacia. Primeramente: «Que se quiere conseguir con esta reunión?». El objetivo puede ser comentar un informe, la evolución actual de un proyecto, una nueva política o como abordar un nuevo trabajo en potencia. Sea lo que sea, el organizador lo debe tener muy claro antes de distribuir el programa.
El programa no debe consistir en una mera lista de los temas a ser tratados durante una reunión. Tiene que ser redactando correctamente para indicar si los temas son puramente informativos, si hay que comentarlos o hay que decidir acerca de ellos, y tendría que constar de una breve descripción del asunto que va a ser tratado. Por ejemplo, el titular «Presupuesto»es demasiado breve y vago, mientras que «Presupuesto: comentar la proposición del cliente de reducir el costo para la creación de parques en favor de sistemas de seguridad mas sofisticados «, les da a las personas la oportunidad de pensar un poco en el tema de antemano y formarse ciertas opiniones.
La mayoría de las personas están de acuerdo en que una reunión no debe ser muy larga. Una de las formas de evitar esto es asignar un tiempo a cada asunto y asegurarse de que no se sobrepase.
También es buena idea indicar la hora de finalización y de inicio de la reunión en el programa.
Escribir «Asuntos Varios» en un programa es una invitación a perder el tiempo. No significa esto que el organizador no deba reservar tiempo para temas adicionales si es que surge algo urgente e imprevisto pero, hablando en términos generales, los temas deberían ser conocidos y preparados de antemano.
Resulta muy útil que se entregue todo tipo de documentación adicional con el programa, y no que surja en la reunión. Esto no solo ahorra tiempo, sino que colabora a que las personas piensen en los temas y puedan formular preguntas. Esta documentación no debería ser muy larga, ya que de lo contrario nadie la leerá.
La documentación no debe circular con demasiada anticipación a la reunión ( se perderá o se olvidara ) pero, por otra parte, se tiene que conceder tiempo suficiente para que se pueda leer.
La tarea del organizador puede ser difícil a veces, especialmente si el tema en discusión es delicado o desagradable, pero un buen organizador puede asegurar que una reunión transcurra normalmente, cubra todo el programa en el tiempo previsto, y que alcance los objetivos expuestos. El o ella también tendrán que enfrentarse a miembros difíciles del grupo, con desacuerdos, pistas falsas y malos entendidos.
El organizador debe controlar y asegurarse de que los miembros del grupo entienden que es lo que se consigue comentando los temas, y si es necesario, tendrá que sugerir formas de abordar el tema, particularmente si es largo y complejo, tiene que asegurarse de que las personas que conozcan un tema en especial se les permita hablar para que elaboren decisiones fundadas.
Al final de cada tema del programa el organizador debería elaborar un resumen claro y breve de lo que se haya decidido, y puede incluso dictar a la secretaria, lo que posteriormente figurara en las actas. Si se emprende algún tipo de acción en relación con alguien presente en la reunión, el organizador debe asegurarse de que el interesado entienda y acepte esa acción.
Las actas de una reunión deberían ser enviadas en un plazo de dos días, en especial si se tiene que emprender alguna acción. Si esto no es posible, se puede elaborar un resumen de las acciones que se han decidido llevar a cabo y se puede distribuir inmediatamente después de finalizar la reunión.
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