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Tormenta de Ideas (Brainstorming)

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Definicion

La tormenta de ideas es una reunión o dinámica de grupo que emplea un moderador y un procedimiento para favorecer la generación de ideas. La producción de ideas en grupo puede ser más efectiva que individualmente.

El fundamento del método es que muchas ideas mueren por la crítica destructiva a que se ven sometidas antes de que maduren o se perfeccionen. Mediante este sistema se trata primero de generar las ideas y luego de evaluarlas.

La reunión trata de crear un clima distendido que favorezca la comunicación y la participación de los asistentes. Crear un ambiente que favorezca la comunicación y la libre exposición de las ideas es fundamental. La motivación de los miembros de grupo es imprescindible por lo que la reunión debe resultar relajada, amena e incluso divertida.

Por tanto, es fundamental el entorno en el que se desarrolla la sesión y el crear un clima que facilite al exposición de ideas sin cortapisas. Se fomenta la participación de todos los miembros del equipo y en un principio las ideas de los demás no se critican por muy descabelladas que puedan parecer.

Se trata de poner en juego la imaginación y la memoria de forma que una idea lleve a otra. El método trata de fomentar las asociaciones de ideas por semejanzas o por oposición.

Preparación previa para la Tormenta de Ideas

  • Se debe disponer de un lugar en el que se pueda dialogar sin interrupciones y de forma relajada. Una sala en la que los miembros puedan debatir sin distracciones. Lo ideal es contar con una pizarra a la vista de todos y elementos para escribir así como Post-it. También puede utilizarse un panel donde se van colocando a la vista de todos los Post-it con las ideas que se van generando y las posteriores relaciones entre las mismas.
  • Se convoca a los miembros estableciendo la duración de la misma, el problema que se trata de solucionar, la mecánica que se utiliza y la cuestión en la que se centrará la creatividad.

La reunión consta de dos fases bien diferenciadas:

En la primera fase todos aportan ideas pero no se permite ninguna crítica o juicio sobre las ideas. A partir las ideas iniciales propuestas por los distintos miembros del grupo se van generando nuevas rondas de ideas o ideas derivadas. En la primera fase se trata de producir un gran número de ideas aunque parezcan inútiles o descabelladas.

En la segunda fase y dirigidos por el moderador las ideas se seleccionan y se realiza un examen crítico. La selección de ideas puede dejarse para una segunda reunión o incluso es preferible que sea otro grupo el que seleccione y enjuicie de modo crítico las ideas.

Los miembros del grupo deben encontrase motivados y relajados para exponer ideas sin cortapisas ni prejuicios. Se debe generar una cultura de innovación que no se limite a las ideas preconcebidas. Hay que seguir cuatro reglas básicas:

  • Ninguna crítica. Es preciso evitar las ideas preconcebidas y las expresiones que puedan bloquear la generación y expresión libre de las ideas. Evitar los bloqueos que los hábitos, los procedimientos establecidos, la cultura, las normas ponen a la generación de ideas.
  • No ser convencional. No todo esta inventado. Los procedimientos actuales pueden cambiar por otros que requieran menos tiempo, menores gastos, menos recursos o que contaminen menos. No dar nada por sentado.
  • Cuantas más ideas mejor
  • Apoyarse en otras ideas. Aprender a partir de unas ideas para llegar a otras. Trabajar con ideas visuales

Los Componentes del grupo

Un moderador. Se trata de una dinámica de grupo efectuada en un ambiente relajado y propiciando la comunicación de todos pero es imprescindible la existencia de un moderador que motive y que encauce la sesión. El director o moderador tiene que mantener la fluidez de la reunión, evitar las críticas a las ideas en las primeras fases del proceso y favorecer la participación de todos.

Los miembros del grupo que es aconsejable que sea un grupo interdisciplinar. El grupo no debe ser muy amplio entre 5 y 7componentes.

Elementos de la tormenta de ideas

La tormenta de ideas tiene el potencial para ser una herramienta muy poderosa para lograr la meta general: el fortalecimiento de comunidades de bajos ingresos (desarrollo sostenido). Ayuda a potenciar la comunidad, desarrollar su capacidad de tomar decisiones vitales sobre su propio destino y jugar el papel que le corresponde en los procesos democráticos de su país y del mundo. Como todas las herramientas, los usuarios deben entenderla, y tienen que utilizarla de forma adecuada, si no quieren que haga más daño que beneficio.

1. Decisiones de grupo creativas y participativas:

El objetivo de una sesión de tormenta de ideas es establecer el entorno para que un grupo, no un individuo, tome una o varias decisiones conjuntamente. Reduce el dominio de una persona o facción. Aumenta la participación de todos los integrantes, con un estímulo activo en especial a la colaboración de los miembros del grupo que normalmente no participan (por las razones que sean). El objetivo inmediato de la sesión de tormenta de ideas no es la « creatividad» como tal. Se agradecen y estimulan las soluciones innovadoras y poco tradicionales al problema, pero la sesión no será un fracaso aunque no se genere ninguna idea nueva. (En el conjunto del proceso de movilización, se promueve tanto el abandono de ideas y convicciones que impiden el proceso de fortalecimiento como la introducción de ideas nuevas para el grupo que contribuyan a la potenciación). Algunas ideas y convicciones pueden ser una novedad para el grupo, por ejemplo, que tienen el derecho y el deber de tomar las decisiones que les afectan, que no tiene el deber de permanecer pasivos, que no es voluntad divina el que no hagan nada, que la integración cultural no significa aferrarse a prácticas tradicionales inservibles, que no tiene por qué aceptar pasivamente la enfermedad, la tiranía, la pobreza. Algunas ideas serán nuevas para el grupo participante sin necesidad de ser creativas en el sentido de universalmente nuevas.

La participación es más importante que la creatividad. La creatividad del grupo toma la preferencia ante la creatividad individual durante la sesión de tormenta de ideas. . La intención es organizar una sesión de adiestramiento que promueva la participación en la toma de decisiones por parte de todos los miembros del grupo. Las decisiones que se tomen durante la sesión pueden ser decisiones importantes que afectan a toda la comunidad o a todo el grupo.

Las reglas básicas de obligado cumplimiento durante la sesión favorecen un entorno que anima a participar (en la toma de decisiones) a los que normalmente no lo hacen.

2. El papel del moderador:

El papel del moderador en una sesión de tormenta de ideas es esencial. Un conjunto desorganizado de individuos, sin control, no va a organizarse espontáneamente para tomar decisiones de grupo importantes, ni va a comprobar que las aportaciones a esas decisiones vengan de todos sus miembros, en especial de los que tienden a no participar. ... Es necesaria una estructura, es decir, un conjunto de reglas básicas y un procedimiento ordenado para que el proceso discurra como se planeó. El papel del moderador es, primero, asegurarse de que existe esta estructura y de que se respeta. Después, el moderador debe demostrar que las decisiones provienen de todos los participantes como grupo, no de él o ella, o de particulares o facciones dentro del grupo. Esto lo facilita la estructura, y es un producto de las acciones que emprende el moderador para extraer las sugerencias de los participantes en una sesión de grupo.

El moderador necesita muchas aptitudes y experiencia en liderazgo. Si tiene estas aptitudes, y las pone en práctica al movilizar y organizar grupos comunitarios, es importante que no las utilice mal para conseguir metas personales y ventajas políticas individuales. El moderador tiene el papel de conducir a un conjunto no organizado de participantes individuales a través de un proceso que les moldeará y les convertirá en un grupo que toma decisiones. Estas acciones de organización de una sesión de tormenta de ideas van «de arriba a abajo» en el sentido de que es el moderador quien las introduce, no los participantes, pero están calculadas para guiar a ese grupo a la toma de decisiones (de abajo a arriba) de grupo.

3. Las reglas contra las críticas y los comentarios:

En un sistema político democrático, se permiten las crítica, e incluso se estimulan, en especial las críticas de la gente común sobre los líderes en los que confían, tan pronto como esos líderes se desvían de los deseos de la gente. En la estructura y la organización de la tormenta de ideas, no obstante, se suprimen las críticas abiertas. . Anime a los tímidos.

El moderador debe estimular cualquier sugerencia, incluso las disparatadas. Algunos participantes pueden ponerle en evidencia y ofrecer deliberadamente sugerencias ridículas. No hay problema. No hay reacción, ni juicios de valores; simplemente escríbalas en la pizarra.

Ahí no hacen daño, pero mientras tanto, los participantes tímidos se han animado a participar. Cuando hayan aprendido que no se les va a examinar públicamente, y no se espera que defiendan inmediatamente su sugerencia, es más fácil que participen (el moderador ha creado un entorno seguro). Las críticas abiertas pueden hacer que una persona se sienta amenazada. En la tormenta de ideas, las críticas directas se retrasan y se dejan para cuando las sugerencias poco útiles están ya en los últimos puestos de la lista. Con este método, no se cuestiona la credibilidad de los participantes. ... Los comentarios son conversaciones y discusiones entre los participantes. Cuando un participante hace una sugerencia, el moderador debe escribirla tranquilamente en la pizarra, sin reacción, respuesta o réplica, y tampoco debe permitirlas por parte de ninguno de los otros participantes. Esto promueve el importante concepto de que el moderador no es partidista, y no está intentando imponer ninguna idea al grupo, sino sacar las opciones del conjunto del grupo.

En sesiones ordinarias (no de tormenta de ideas), se agradecen los comentarios y discusiones, pero en una sesión de tormenta de ideas pueden ser contraproducentes. Hacen perder el tiempo, alejan el proceso de los asuntos importantes en curso, desvían la atención del proceso de toma de decisiones y tienden a recompensar a los miembros más activos y menos tímidos del grupo, dejando a los callados en segundo plano. . Más allá de la sesión de tormenta de ideas, la movilización pretende estimular una mayor participación de grupos y categorías de gente que sistemáticamente ha sido excluida de las prácticas de toma de decisiones en el pasado. El activista ha hecho una extensa investigación sobre la comunidad, y a estas alturas debe saber mucho sobre sus características.

Los grupos y categorías que se excluyen a menudo incluyen: mujeres, algunos grupos de edad (jóvenes, viejos), discapacitados (físicos, mentales), los pobres y débiles, personas reticentes (tímidos y faltos de confianza), minorías étnicas o lingüísticas, analfabetos y otras personas vulnerables y marginadas. En la petición de sugerencias, el moderador debe llamar individualmente a la gente que no ha ofrecido ninguna de forma espontánea. . El moderador debe recordar a los participantes que la regla básica contra las críticas y los comentarios es temporal, y sólo para la sesión de tormenta de ideas, y que sólo están prohibidos durante su duración, que tanto las críticas como los comentarios se permiten fuera de la sesión de tormenta de ideas.

4. El uso de una pizarra o papel en la pared:

El proceso de toma de decisiones (durante una tormenta de ideas) pretende ser un proceso de grupo. La pizarra ayuda al moderador a desarrollar la percepción de que la decisión es una decisión de grupo y no individual. ... La «pizarra» de la que se habla en el folleto y en otras partes de este documento puede ser muchas cosas. La forma más tecnológicamente avanzada de la gama puede ser un proyector de transparencias, en el que el moderador utilizará un rotulador especial sobre folios de plástico transparente durante el proceso. Las mas populares, si están disponibles, son las pizarras blancas con rotuladores adecuados, que se pueden borrar. En las escuelas locales de pueblos rurales aislados hay pizarras más o menos convencionales (a veces contrachapado pintado de negro, difícil de escribir) y los moderadores emplean tiza para escribir las sugerencias de los participantes. Si no hay otra cosa disponible, utilice barro o arena sobre el suelo, y un palo para escribir.

Cuando los grupos son analfabetos, los dibujos y símbolos son útiles. Los moderadores más organizados que pueden invertir en material utilizan fotos y dibujos que pueden pegar en la pizarra (por ejemplo, figuras de fieltro sobre tableros de fieltro; el «fieltro» es un tipo de tela suave, que no se deshilacha). El activista debe estar muy familiarizado con la cultura de la comunidad. Las investigaciones han demostrado que un dibujo que parece obvio a la gente de una cultura, puede ser interpretado de forma radicalmente diferente por la gente de otra cultura. .. Utilizar una pizarra y un rotulador es una parte necesaria del proceso; ayuda a hacer las decisiones más objetivas o «distantes», menos asociadas con individuos particulares. El proceso no es tan efectivo si todo es verbal. Cuando las sugerencias disparatadas se escriben pero más adelante se borran o eliminan, nadie pasa por tonto. La reordenación de las sugerencias, según la prioridad, es muy transparente y pública, y desvía la atención de los particulares.

Por esas razones, la pizarra y el rotulador son elementos esenciales de la estructura y el proceso de la sesión de tormenta de ideas.

5. El contenido y el orden de sus temas:

Se puede escoger cualquier conjunto de decisiones. Las tres que se presentan en esta serie de módulos están relacionadas con proyectos comunitarios:

Primera versión:
¿Qué queremos?
¿Qué tenemos?
¿Cómo usar lo que tenemos para conseguir lo que queremos?
¿Qué pasará cuando lo hagamos?

Segunda versión:
¿A dónde queremos ir?
¿Dónde estamos?
¿Cómo llegar desde donde estamos hasta donde queremos ir?
¿Qué pasará cuando lo hagamos?

Tercera versión:
¿Cuál es el problema?
Definir la meta como solución al problema;
Desglosar la meta en un conjunto finito de objetivos (SMART);
Identificar recursos e impedimentos;
Generar un conjunto de estrategias para utilizar los recursos, evitar los impedimentos y lograr los objetivos;
Elegir la estrategia más efectiva;
Decidir sobre la organización (estructura, quién hace qué, presupuesto, agenda); y
Decidir sobre la supervisión, informes y evaluación.

En cada una de las tres versiones de arriba, cada línea separada es una sesión de toma de decisiones. El moderador plantea una cuestión y pide sugerencias de los participantes (haga otra vez hincapié en las reglas básicas si es necesario). Según los participantes van haciendo sugerencias, no importa lo ridículas o irrelevantes que sean, el moderador las escribe en la pizarra. El hecho de que estén escritas las distancia del participante que ha hecho la sugerencia, y las hace más fáciles de manipular. . Las tres versiones que se listan aquí conducen a la acción, o al menos a la posibilidad de que el moderador esté en posición de organizar al grupo para la acción. Esta es la forma en el que este adiestramiento para la gestión va más allá de la transmisión de conocimientos e incluye organización y movilización.

6. El proceso de priorizar:

En cada etapa de la sesión, después de que se hayan hecho todas las sugerencias y el moderador las haya escrito en la pizarra, se deben decidir las prioridades. . El moderador pide a todo el grupo que reordene las sugerencias. Cuando hay varias que parecen ser distintas maneras de decir lo mismo, se agrupan, o se borran las repeticiones. Se agrupan también las que son similares. Luego se clasifican, con las más importantes arriba. El moderador pide al grupo que ayude a decidir cuáles tienen prioridad («tener prioridad» reduce la noción de que una idea es «mejor» que otra, que las ideas de un participante son mejores que las de otros, ayudando a salir del paso a todos los que contribuyeron con ideas que han quedado atrás).

Es importante notar que, en este punto, es útil tener memoria corta. El autor de cada decisión no se menciona. Esto ayuda a reducir el que la gente vea cualquiera de las sugerencias como propiedad personal de alguno de los participantes. Cuando las descabelladas van bajando puestos en la lista de prioridades, nadie se siente perjudicado o intimidado; se concentran en priorizar y en la elección de la sugerencia más importante. . Esto requiere ciertas aptitudes por parte del moderador, que las adquiere con la experiencia. Para el moderador es una ayuda el recordar al grupo que las sugerencias vienen de ellos. Cuando el grupo, en la sesión, acuerda un orden de prioridad, el moderador debe recordarles otra vez que las sugerencias han salido de ellos (no del moderador). El moderador tiene un papel de fuerte liderazgo en la organización de la estructura, el proceso (las reglas básicas y cómo se dirige la sesión), pero también tiene que dejar claro que el contenido (del proceso de toma de decisiones de grupo) viene, y así debe ser, de los participantes.

7. La convocatoria para la organización y la acción:

La tormenta de ideas, aunque es un tipo de sesión de adiestramiento, no está pensada para adiestrar sobre la toma de decisiones de grupo. Es un proceso de toma de decisiones de grupo. . En la tercera pregunta de las dos versiones de las cuatro preguntas claves de arriba, se pregunta «cómo». En la tercera versión, la penúltima (decidir sobre la organización) es otra forma de preguntar «¿cómo?». Cómo se debe actuar (conseguir los objetivos) es elección o decisión del grupo.

Si esto se hiciera en una escuela o instituto, quizás los participantes escribirían simplemente su opinión sobre cómo organizar la consecución de su meta prioritaria. En esta sesión de gestión para fortalecer una comunidad o grupo, por el contrario, el propósito real es preparar y organizar al grupo para que puedan llevar a cabo sus objetivos. Recuerde que « esto es adiestramiento para la acción». . El resultado de la sesión será que el grupo no sólo ha escogido sus objetivos prioritarios, sino que también se ha organizado de forma que sean capaces de conseguirlos.

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