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Control Interno

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Los controles internos se implantan para mantener la compañía en la dirección de sus objetivos de rentabilidad y en la consecución de su misión, así como para minimizar las sorpresas en el camino. Ellos le hacen posible a la Administración negociar en ambientes económicos y competitivos rápidamente cambiantes, ajustándose a las demandas y prioridades de los clientes, y restructurandose para el crecimiento futuro.

Los controles internos promueven la eficiencia, reducen los riesgos de perdida de activos, y ayudan a asegurar la confiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de leyes y regulaciones.

DEFINICIÓN

El control interno significa cosas distintas para diferentes gente. Ello origina confusión entre personas de negocios y otros. De tal forma que el control interno es un proceso que esta diseñado para ser realizado por el consejo de directores, administradores y otro personal de la entidad económica, cuyo objetivo fundamental es el de proporcionar seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías:

  1. Efectividad y eficiencia en las operaciones: Se orienta a los objetivos básicos de negocios de una entidad, incluyendo los objetivos de desempeño y rentabilidad y la salvaguarda de los recursos.
  2. Confiabilidad de la información financiera: Se relaciona con la preparación de los estados financieros publicados confiables, incluyendo estados financieros intermedios y datos financieros seleccionados derivados de tales estados, tales como ganancias realizadas, informadas públicamente.
  3. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables: Se refiere al cumplimiento de aquellas leyes y regulaciones a las que esta sujeta la entidad.

Tales categorías distintas pero interelacionadas, orientan necesidades diferentes y permiten dirigir la atención para satisfacer necesidades separadas.

Los sistemas de control interno operan a niveles distintos de efectividad. El control interno puede juzgarse efectivo en cada una de las tres categorías, respectivamente, si el consejo de directores y la administración tiene seguridad razonable sobre que:

  • Comprenden la extensión en la cual se están consiguiendo los objetivos de las operaciones de la entidad.
  • Los estados financieros publicados se están preparando confiablemente.
  • Se esta cumpliendo con las leyes y regulaciones aplicables.

OBJETIVOS

Cada entidad fija su misión, estableciendo los objetivos que desea alcanzar y las estrategias para conseguirlos. Los objetivos pueden ser para una entidad, como un todo, o específicos para las actividades dentro de la entidad. Los objetivos se ubican dentro de tres categorías:

  • Operaciones: Relacionados con el uso efectivo y eficiente de los recursos de la entidad.
  • Información Financiera: Relacionados con la preparación de estados financieros públicos confiables.
  • Cumplimiento: Relacionados con el cumplimiento de la entidad con las leyes y regulaciones aplicables.

El control interno no puede prevenir juicios o decisiones incorrectas, o eventos externos que puedan causar una falla en el negocio para la consecución de sus objetivos.

COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

El control interno consta de cinco componentes interrelacionados, derivados de la manera como la administración realiza los negocios, y están integrados al proceso de administración. Tales componentes son:

  • Ambiente de control: Es el fundamento de todos los demás componentes del control interno, proporciona disciplina y estructura. Los factores del ambiente de control incluyen la integridad, los valores éticos y la competencia de la gente con la entidad.
    ü Integridad y valores éticos. Aspectos que se deben tener en cuenta:
    • Existencia aplicación de códigos de conducta y otras políticas.
    • Relaciones con los empleados, proveedores, clientes, inversionistas, acreedores, aseguradores, competidores, auditores, etc.
    • Presión por conseguir objetivos de desempeño irreales.
  • Compromiso con la competencia. Aspectos que se deben tener en cuenta:
    • Descripciones formales o informales de trabajo.
    • Análisis de conocimiento y de las habilidades necesarias para desempeñar adecuadamente los trabajos.
  • Valorización de riesgos: En cada entidad existen una variedad de riesgos de fuentes externas e internas, los cuales deben valorarse. Como condición previa se debe establecer objetivos, enlazándolos en distintos niveles para que los mismos sean consistentes internamente.

Objetivos globales de la entidad. Aspectos que se deben tener en cuenta:

  1. Extensión en la cual los objetivos globales de la entidad proveen declaraciones y orientaciones ampliamente suficientes sobre lo que la entidad debe conseguir.
  2. Efectividad con la cual los objetivos globales de la entidad son comunicados a los empleados y al consejo de directores.
  3. Relación y consistencia de las estrategias con los objetivos globales de la entidad.
  4. Consistencia en los planes y presupuestos de negocio con los objetivos globales de la entidad, planes estratégicos y condiciones actuales.

Objetivos a nivel de actividad. Aspectos que se deben tener en cuenta:

  1. Vinculo de los objetivos a nivel de actividad con los objetivos globales de la entidad y con los planes estratégicos.
  2. Relevancia de los objetivos a nivel de actividad para con todo el proceso de negocio.
  3. Identificación de los objetivos realmente importantes.
  4. Compromiso de todos los niveles de la administración en la definición de objetivos y en su extensión.

Riesgos. Aspectos que se deben tener en cuenta:

Todas las entidades enfrentan riesgos y estos deben ser evaluados. El proceso mediante el cual se identifican, se analizan y se manejan los riesgos forma parte importante de un sistema de control efectivo.

Aspectos que se deben tener en cuenta:

  1. Conveniencia de los mecanismos para identificar los riesgos de fuentes internas y/o externas.
  2. Identificación de los riesgos significativos para cada objetivo importante.
  3. Totalidad y relevancia del proceso de análisis de riesgos. Para realizar un análisis de riesgos se deben incluir entre otros aspectos los siguientes: La estimación de la importancia del riesgo y sus efectos, la evaluación de la probabilidad de ocurrencia, el establecimiento de acciones y controles necesarios y la evaluación periódica del proceso anterior.

Manejo del cambio.

Este elemento resulta de vital importancia debido a que esta enfocado a la identificación de los cambios que puede influir en la efectividad de los controles internos. Tales cambios son importantes, ya que los controles diseñados bajo ciertas condiciones pueden no funcionar apropiadamente en otras circunstancias.

Aspectos que se deben tener en cuenta:

  1. Existencia de mecanismos para anticipar, identificar y reaccionar a los eventos o actividades rutinarias que afectan a los objetivos globales o de los objetivos a nivel de actividad.
  2. Existencia de mecanismos para identificar y reaccionar a los cambios que puedan tener efecto mas dramático y penetrante sobre la entidad.
  • Actividades de control: Son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que las directivas administrativas se lleven a cabo. Ayudan a que se tomen las acciones necesarias para orientar los riesgos hacia la consecución de los objetivos de la entidad.

    Las actividades de control deben evaluarse en el contexto de las directivas administrativas para manejar los riesgos asociados con los objetivos establecidos para cada actividad significativa.

    Se considerara si las actividades de control se relacionan con el proceso de valoración de riesgos y si son apropiadas para asegurar que las directivas de la administración se están cumpliendo.

  • Información y Comunicación: La información pertinente debe indentificarse, capturarse y comunicarse información en una forma y en un tiempo que le permita a los empleados cumplir con sus responsabilidades. Los sistemas producen reportes que contienen información operacional, financiera y de cumplimiento que hace posible conducir y controlar la organización. Todo el personal debe recibir un claro mensaje de la alta gerencia de sus responsabilidades sobre el control.

    Los elementos que integran este componente, son entre otros:

    La información generada internamente así como aquella que se refiere a eventos acontecidos en el exterior, es parte esencial de la toma de decisiones así como el seguimiento de las operaciones. La información cumple distintos propósitos a diferentes niveles.

    • Los sistemas integrados a la estructura. Los sistemas están integrados con las operaciones, sin embargo, se observa la tendencia a que estos se deben adoptar de manera contundente en la implantación de las estrategias.
    • Los sistemas integrados a las operaciones. Son medios efectivos para la realización de las actividades de la entidad.
    • La calidad de la información. Constituye un activo, un medio y hasta una ventaja competitiva en todas las organizaciones importantes.
      La información, para actuar como un medio efectivo de control, requiere de las siguientes características: oportunidad, actualización, razonabilidad y accesibilidad.
      También debe darse una comunicación efectiva en un sentido amplio, que fluya hacia abajo, a lo largo y hacia arriba de la organización.
  • Monitoreo: Los sistemas de control interno deben monitorearse, proceso que valora la calidad de desempeño del sistema en el tiempo.

    Ello es realizado mediante acciones de monitoreo ongoing , que consiste en la evaluación continua y periódica que hace la gerencia de la eficacia del diseño y operación de la estructura de control interno para determinar si esta funcionando de acuerdo a lo planeado y que se modifica cuando es necesario.

    El monitoreo ocurre en el curso normal de las operaciones, e incluye actividades de supervisión y dirección o administración permanente y otras actividades que son tomadas para llevar a cabo las obligaciones de cada empleado y obtener el mejor sistema de control interno.

Para un adecuado monitoreo (ongoing) se debe tener en cuenta las siguientes reglas:

  • El personal debe obtener evidencia de que el control interno esta funcionando adecuadamente.
  • Si las informaciones externas corroboran la información generada internamente.
  • Se deben efectuar comparaciones periódicas de las cantidades registradas en el sistema de información contable con el físico de los activos.
  • Revisar si se han implementado controles recomendados por los auditores internos y externos, o por el contrario no se han efectuado.
  • Si los seminarios de entrenamiento, las sesiones de planeación u otras reuniones al personal proporcionan retroalimentación a la administración en cuanto a que si los controles operan efectivamente.
  • Si el personal es cuestionado periódicamente para establecer si entiende y cumple con el código de ética de normas legales y si desempeña regularmente actividades de control.
  • Si son adecuadas, efectivas y confiables las actividades del departamento de auditoria interna.

PARTICIPACION EXTERNA

La participación de entidades externas consiste en lo siguiente:

  • LOS REVISORES FISCALES Y AUDITORES: Proporcionan al consejo de administración, a la junta directiva y a la gerencia un punto de vista objetivo e independiente que contribuya al cumplimiento del logro de los objetivos de los reportes financieros entre otros.
  • LOS AUDITORES DE CONTROL Y VIGILANCIA: Participan mediante el establecimiento de requerimientos de control , así como el examen directo de las operaciones de la organización haciendo recomendaciones que lo fortalezcan.
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