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Fundamentos de la Comunicación

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Introduccion

La comunicación es un valor que nos ayuda a que intercambiemos de la forma mas efectiva posible nuestros pensamientos, ideas y sentimientos con las personas de nuestro entorno, siempre y cuando exista un ambiente colmado de cordialidad en el cual se busque el enriquecimiento personal de las partes involucradas (emisor, que es quien da el mensaje y receptor que es quien capta dicho mensaje).

Algunas personas poseen magnífica y agradable conversación pero no poseen la misma capacidad para comunicarse eficazmente, trasmitiendo en la mayoría de los casos transmiten conocimientos, experiencias, información y algunas vivencias que hayan tenido, pero con la salvedad de no ofrecer ninguna posibilidad a que las demás personas se expresen o puedan compartir sus propios puntos de vista; aunque esto no es del todo malo, pero debemos estar alertas y no debemos caer en excesos.

Hay que dejar muy claro que el acto de comunicarse no significa tan solo decir, expresar o emitir algunos mensajes (esa labor la realizan los medios de información), lo que se busca es entablar un diálogo con otras personas, teniendo la oportunidad de conocer su manera de actuar y de pensar, su carácter, sus gustos y preferencias y algunas necesidades principales, en pocas palabras aprendemos de su experiencia conociéndolas a través del desarrollo de nuestra capacidad de comprensión.

Para lograr una mejor comunicación tenemos que dejar sentadas algunas características que no todos conocemos:

  • Se debe escuchar al interlocutor con atención,
  • No se debe monopolizar la palabra,
  • No se debe interrumpir,
  • Se debe utilizar un lenguaje moderado.

Elementos fundamentales para lograr una mejor comunicacion

  • Demostrar interés por la persona que comunica el mensaje. Nuestra atención total debe estar reservada para todas personas. Cualquier persona que se acerque a nosotros puede considerar que tiene algo importante que decir, puede tratar de expresarnos alguna idea, algún sentimiento o alguna preocupación; también podría solicitarnos algún consejo o algún tipo de ayuda.
  • Estar atentos y saber interrogar al emisor del mensaje. Algunas personas realizar esfuerzos para expresar las cosas con claridad pero no siempre se toman estas ideas en el sentido mas correcto, y es de esta manera como después de una discusión o conflicto se llega al consenso de poder estar hablando de lo mismo en términos diferentes. Como una de las diversas causas se puede reseñar la falta de conocimiento o la poca convivencia con las personas, el estar distraído, agotado o cansado. No debemos quedarnos con dudas, debemos aclarar lo que no nos parece correcto, si alguna de las partes esta equivocada evitemos los conflictos que además de ser incómodos resultan ser inútiles por que dejan sólo culpas y resentimientos.
  • Hay que aprender a ceder. Las personas testarudas que poseen algún tipo de experiencia o que tienen las mejores opiniones y/o conocimientos; están predispuestos a convencer a los demás, y a obligar de ser necesario, a que muchos de ellos se sientan identificados con su propio modo de parecer, pensar y de actuar, esto trae como consecuencia que se resta valor a los juicios y a las opiniones de los demás. Tampoco resulta extraño que nazcan sentimientos de inconformidad y crítica y serán personas inmersas en constantes conflictos, las últimas personas con las que nadie querrá tratar.

    A través de la comunicación efectiva se logran estrechar las relaciones interpersonales.

  • Demostrar sinceridad. Debemos expresar de la mejor manera todo lo que sentimos y pensamos. Es poco justificable el callar para no herir a alguien cercano o importante por el simple deseo de conseguir y procurar el bienestar de los demás. Es muy importante ofrecerle a los demás buenos consejos por que de otra forma pueden continuar cometiendo los mismos errores y no lograr algún objetivo importante.

Además de estos elementos, es preciso señalar algunos otros que nos ayudan a hacer eficaz nuestra comunicación:

  • Comprender los sentimientos ajenos como si fuesen los propios. Es preciso evitar las criticas, burlas, o comentarios inapropiados respecto a lo se que expresa. De ser necesario se puede corregir algún aspecto.
  • Analice cada gesto o movimiento, procure poner atención a la entonación con que se dicen las cosas, porque existen personas que hacen demasiada hondura al hablar. Primero se interroga de la manera mas sutil y luego se aclara para evitar formarse juicios equivocados.

  • Observar el estado de ánimo de la persona. Para evitar estos malos entendidos también debemos entender que todos nos expresamos de maneras diferentes cuando nos sentimos estamos animados o tristes. Se debe saber qué es lo que se debe decir para escoger la mejor manera de actuar.
  • Incluir temas de interés en las conversaciones. Algunos tópicos sirven para formar criterios o mejor aun nos pueden servir para ayudar a mejorar a otras personas. Las conversaciones triviales en la mayoría de los casos aburren o cansan.
  • Demuestre cortesía. Si carece de tiempo para atender debidamente a las personas, acuerda entre ambos algún otro momento donde charlar amenamente. No demuestre prisa por terminar, resulta grosero y de muy mala educación.

    Viva en perfecta armonía decídase y trácese un nuevo rumbo, obtenga una mejor comunicación con quienes lo rodean.

La comunicacion en la empresa 

La proceso de comunicación adquirió mayor importancia y relevancia gracias a la globalización y a la gran masa de personas que hoy forman parte del mundo de los procesos empresariales.

Cuando saber como expresarnos bien poseemos una herramienta fundamental para nuestro desempeño, por que implica tener el poder de transmitir efectivamente nuevos conceptos e ideas.

Cuando se observa una falta de incentivos y carencia de objetivos claros y precisos se ocasiona una pérdida de autoridad de los patrones; se presenta también inseguridad y frustración en los empleados, y como consecuencia, las cosas se hacen mal, no se logran los objetivos organizacionales y se producen resultados que no se deseaban.

El capital humano esencial radica en la información y no precisamente en la seguridad laboral. Para que esta información pueda ser transmitida en forma satisfactoria, es útil valerse del buen humor, de algunos gestos y de la interacción con el público. También se debe tener muy en cuenta el manejo del tiempo y preocuparse de verdad en que el mensaje llegue de la forma mas clara posible.

Nuestro objetivo fundamental será lograr que las cosas se hagan sin de la mejor manera sin que surjan malentendidos o imprevistos.

Tipos de comunicacion 

  • Comunicación vertical: Cuando se da del patrón a sus empleados recibe el nombre de comunicación vertical descendente. Cuando se del un empleado hacia su patrón recibe el nombre de comunicación vertical ascendente.
  • Comunicación horizontal: Se da entre la misma jerarquía del personal (entre patrones, o entre empleados).

Funciones de la comunicacion dentro de las organizaciones 

  • Para realizar actividades no orgánicas, se entabla la comunicación informal.
  • Para establecer activar o dar a conocer normas y/o programas.
  • Para motivar a los empleados, según sea el caso, a que apliquen la norma o el programa.
  • Para llevar adelante los objetivos de toda la organización (conjunto de acciones).
  • Para suministrar y transmitir cualquier información.
  • Para controlar y retroalimentar los esquemas.

La comunicacion formal

Cuando relacionamos a la comunicación con la organización, se dice que se ha establecido una comunicación formal. Para que la organización funcione se han elaborado los llamados canales y filtros formales (estos dependerán de algunos tipos específicos de comunicación que existen dentro de toda organización).

  • Comunicación verbal (tramo corto) - Filtros formales. El filtro formal en este caso seria por ejemplo cuando un empleado desee hablar con su jefe, en primera instancia se dirige a su secretaria administrativa o asistente personal.
  • Comunicación escrita: Esta se puede dar a través de:
    • Realización de cartas y memorándums. Estos son utilizados para transmitir información en forma breve y condensada, aclarando quien o quienes son los emisores y quien o quienes son los receptores de tal información. Circulan en forma interna. En una organización grande generalmente son utilizados para poder enviar mensajes entre dos diferentes áreas o departamentos.

    Las cartas, se utilizan para establecer relaciones entre la organización y algún medio externo, es decir, que su uso es extendido hacia la frontera de la misma.

    • Realización de Informes y actas. Los informes contienen información preestablecida y estandarizada, mientras que las actas se transcriben en entre directivos en reuniones o consejos. Se firman generalmente al finalizar la misma por los participantes.
    • Realización de manuales. Para poder establecer dentro de la organización políticas y procedimientos ante determinadas situaciones, resultando ser muy útiles cuando ingresa nuevo personal a las filas de la organización.
    • Realización de expedientes. Es un tipo de documento al cual se le va adicionando información acerca de uno varios temas que guardan relación entre sí. Para las diferentes opiniones se emite un informe para que así se pueda tomar la decisión final.

Interrelacion estructura - comunicacion

Canales formales de comunicación. La comunicación se hace menos fluida cuando existen muchos niveles.

  • Estructura de la autoridad. Las barreras se presentan cuando son establecidas las relaciones entre dos personas de diferentes niveles jerárquicos.
  • Especialización del trabajo. Es la causa fundamental de la aparición de un tipo de lenguaje diferente entre distintas áreas de la organización.
  • Propiedad de la información. Los empleados de áreas en las que se maneja información considerada por la organización como vital o confidencial se sentirán más "importantes" que los demás.

Comunicacion formal.

Este tipo de comunicación se da con personas pertenecientes a la organización, pero que también tienen una relación informal fuera de ella.

Dimensiones de la comunicacion

Relacionado con los intervinientes en el proceso comunicacional, la comunicación pudiese ser:

  • Intrapersonal: Se da en el interior de la misma persona. A la organización le importa ya que trata de relacionar los conocimientos que cada persona con su forma de actuar en el trabajo.
  • Interpersonal: Se da entre dos personas, de la misma o de otro nivel de jerarquía.
  • Personal - Grupal (o viceversa): Se da primero en una sola persona y luego en el grupo.
  • Intergrupal: Se da entre dos grupos de igual o de distinta jerarquía.

Barreras de la comunicacion

Son considerados como barreras u obstáculos de la comunicación los siguientes procesos:

  • Cortocircuito: Ocurre cuando se saltea algún detalle importante dentro de la estructura del mensaje.
  • Deformación: Es considerado como un problema semántico, es decir, que se encuentra relacionado directamente con el con el lenguaje y sus distintos marcos de referencia: Forma de pensar, de actuar, la crianza, entre otras.
  • Falta de aceptación: La falta de aceptación por parte del receptor del mensaje pudiese ser atribuida a la falta de claridad del mismo.
  • Filtración: Se da cuando según las intenciones del emisor se manipula la información. Ocurre generalmente en la comunicación verbal ascendente.
  • Sincronización: Debe existir coordinación y correspondencia entre el tiempo y la información que se emite o realiza.
  • Sobrecarga: Si no existe ningún principio de excepción, se debe comunicar lo que esta funcionando mal.

Visite tambien: Comunicacion

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