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Delegación

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Quizá lo primero que debe tener muy claro es, en que consiste exactamente la delegación. Con muy poca sinceridad se dice que es una de las soluciones para aligerar el trabajo de un directivo ocupado, pero tal como normalmente se realiza demuestra que todos los aspectos del proceso no se han entendido del todo. Delegación puede definirse como lo siguiente:

  • Acción de delegar o ser delegado; designación o nombramiento de una persona como delegado o representante. Confiar una autoridad a un delegado.
  • Acción de enviar a alguien en comisión.
  • Acción de entregar o asignar algo u objetivo a alguna persona

Y un delegado es:

  • Una persona enviada o diputada para actuar en nombre de o representar a otra u otras; una persona a la que se le confía autoridad o poder para ejercer en nombre de aquellos por los que es designada; un representante, un comisario.
  • Una o más personas elegidas y enviadas por una asociación o grupos de hombres para actuar en su nombre, y conforme a sus instrucciones, en alguna conferencia o reunión en la que no puede estar presente todo el grupo.

Estas definiciones hablan de la autoridad, pero no de la responsabilidad extrema, que son factores inherentes a una delegación eficaz.

  • RESPONSABILIDAD: Cuando se delega responsabilidad para que un subordinado desempeñe un trabajo, se esta delegando algo que forma parte de la actividad de la organización y se espera que esta persona lleve a cabo a fin de conseguir unos resultados específicos en un tiempo concreto, utilizando ciertos recursos.
  • AUTORIDAD: Cuando delega autoridad en un subordinado le esta concediendo el poder de controlar los recursos y hacer cambios en su nombre a fin de conseguir los resultados sugeridos.
  • RESPONSABILIDAD EXTREMA: Usted puede delegar la responsabilidad y la autoridad, pero no puede delegar la responsabilidad extrema. Usted compartirá las consecuencias de las acciones de sus subordinados. Así aunque el o ella reciban toda la culpa en caso de que fracasen o las alabanzas en caso de que hayan traído éxito, usted es quien tiene la responsabilidad extrema de todo lo que hayan podido hacer.
    Los componentes de la delegación que hemos mencionado pueden hacerle pensar que la delegación es demasiado arriesgada. Así nos podemos preguntar: "¿ Por que es necesaria la delegación?
    La principal respuesta a esto es que la gran mayoría de directivos no tiene suficiente tiempo, ni energías para llevar a cabo todo lo que recaiga en su ámbito de responsabilidad. Debe delegar o estará tan sobrecargado de trabajo que se sentirá menos eficaz como directivo y menos realizado como persona. Si sus subordinados aceptan algunas de las tareas que le han dado o que usted a estado haciendo, tendrá mas tiempo para planificar, innovar, relacionarse con otros departamentos, o examinar la estrategia.
    La delegación es necesaria si hay que utilizar las técnicas y el conocimiento de sus subordinados al completo. La promoción de su personal es una de sus responsabilidades principales como directivo, y la delegación es una forma de asegurarse de que esto ocurre de forma controlada y útil, también es cierto que el trabajo de equipo de su departamento mejorara si las personas asumen responsabilidades y contribuyen de forma útil al trabajo del departamento y por tanto de la empresa.

¿QUE TAREAS HAY QUE DELEGAR?

Antes de delegar una tarea, debe tenerla muy bien definida. Puede que usted este pasando algo que le han pasado a usted, y a no ser que entiende perfectamente lo que se le pide, no se lo va a poder explicar coherentemente a otra persona. Tal vez tendrá que volverlo a preguntar a la persona que lo delego la tarea a usted, pero tienen que estar completamente seguro de lo que tiene que hacer.

Hay unas cuantas tareas que no debe delegar, pero muchas cosas de las que es responsable pueden hacerlas otros. En este momento supongo que tiene suficientes personas competentes a su disposición para aceptar una delegación.

La mayoría de tareas relativas al personal tienen que hacerle intervenir a usted en alguna etapa. Ya hemos mencionado las entrevistas. Son responsabilidad y deber del directivo, pero en una empresa grande no será posible que un jefe realice todo esto para todos sus empleados.

Los procedimientos disciplinarios y de faltas también deberían ser responsabilidad suya. No tendrían que suceder muy a menudo porque se convertirían en una carga muy pesada. Deben informarle a fondo de cuales son los ámbitos problemáticos potenciales para que, si se le escapa el asunto de las manos, sepa lo que esta ocurriendo. Si el problema no es grave, sus directivos podrán afrontarlo e informarle a usted regularmente.

Preparar o aconsejar a su personal, especialmente a los que deben informarle a usted, es una de sus responsabilidades principales, ya que la promoción de las personas que trabajen para usted es absolutamente crucial para el futuro progreso de su organización.

Las tareas restantes son las que puede delegar. Si usted es especialmente bueno en algo, esto es precisamente lo que ha de delegar. Poco ganara haciéndolo usted mismo, y, al ser competente en este ámbito podrá pasar ese conocimiento o técnica a otra persona. Será consciente de los peligros, del tiempo que requiera llevar a cabo la tarea y de los recursos que necesita. Estas tareas son las que ampliaran la capacidad de sus subordinados y por tanto formaran parte del proceso de desarrollo.

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